肖恩·摩尔是在线学习和教学支持(e-LIS)主任奥克兰大学。万博ManBetX登录e-LIS”数字组织指导提供了更多的关于电子邮件的步骤管理和指挥你的日历,解决你的任务,并控制你的文件。
你曾经让未读邮件堆积在你的收件箱?你读过一个消息,那么其标记为未读,这样你会记得回去以后采取行动吗?你曾经发送一封电子邮件有问题的人,思考球现在在法院,但从来都不会听取别人的意见,最后忘记您的电子邮件(和潜在的球在一个项目你工作)?
如果你回答这些问题,也有方法可以更有效地管理你的电子邮件,记得信息检查,甚至难以捉摸的0消息收件箱中。虽然这些技巧可能与其他的电子邮件客户端,这些步骤是基于你的Gmail。
管理你的电子邮件
组织电子邮件标签和星星
顶部的每一封电子邮件消息图标,帮助您组织的信息。最后一个图标,看上去像一个空白的价格标签是标签。标签就像文件夹组织电子邮件,只有你可以与多个标签标记消息,所以他们更多功能。添加一个标签任何消息,单击图标,并开始键入一个标签。如果它已经存在,您可以选择它,或创建一个新的。您可以添加多个标签信息。你可以从收件箱中删除一个消息通过删除收件箱标签。你甚至可以改变标签的颜色通过点击三个点图标右边的标签名称并选择标签的颜色。
恒星的特性是一种添加进一步的电子邮件信息。你可能已经邮件标签称为夏季项目。您可以单击星图标左边的任何消息的消息添加一颗恒星,这可能表明事情必须由你,或由一个特定的时间。你甚至可以添加不同的图标,而不是黄色的星,点击齿轮图标在右上角和设置。向下滚动页面明星部分和其他你可以拖动图标“使用中”部分。单击星图标将转换不同的图标有积极的使用。一步一步从Gmail“明星”的方向。
将回复你正在等待跟踪标签。
不会再忘记跟进邮件通过使用这种方法。后发送一条消息,你需要一个反应,点击链接,发送电子邮件,旁边的复选框并将它添加到一个跟踪标签。你可以把包含星号开始让它上面的标签(例如:*跟踪)一旦你开始这样做,一定要得到检查跟踪标签的习惯每天看到如果有消息需要跟进。
行动项目移动到一个任务标签。
不消息标记为未读,让他们作为一个临时的任务列表。相反,为你创建一个标签需要采取行动。如果你阅读一条消息并不能立即采取行动,将其添加到任务标签(例如:* ToDo)。再次,一定要得到检查ToDo标签的习惯每天看到如果有消息需要采取行动。
跟踪任务与谷歌任务。
有时候邮件导致更大的项目,需要被跟踪。谷歌有一个内置的任务跟踪程序名为Google任务来帮助。你会发现任务的图标在屏幕的最右边Gmail和谷歌日历。点击,将允许您添加新任务。你也可以开始一个任务与任何电子邮件使用电子邮件上方的三个点图标并选择添加到任务。这将添加一个链接的电子邮件任务,使其最快的方法记得回来,做一些事情,而不是仅仅将它标记为未读。
自动标签和移动消息过滤器
使用搜索框中的向下箭头图标也将允许您创建一个过滤器和搜索,输入搜索标准按钮然后点击创建过滤器。过滤器是相匹配的规则,可以将消息你寻找到一个标签,标记为已读,他们转发到不同的电子邮件帐户,甚至删除它们。这是一种奇妙的方式通过邮件列表的一部分。一种方法是将它们到一个特定的标签当你有时间(例如:*探路者)。
快速找到信息搜索邮箱。
任何页面的顶端Gmail是一个搜索框(搜索所有的对话),你可以开始键入快速找到任何信息。有消息由标签是不错,但是搜索功能找到所有信息基于你的搜索字符串,无论他们在哪里。你可以搜索任何在箱子里,如电子邮件地址、名称、主题、词汇信息,等等。如果你想要特定的搜索,单击向下箭头图标右侧的搜索框文本在特定字段。你可以把引号字准确短语搜索,或者把面前的-一个词或短语排除它。
当你有过滤器移动消息到不同的标签和从收件箱删除它们,他们有时会迷路。一个技巧是输入是:未读在搜索框。这将向您展示所有未读消息,不管什么标签。这是好再次运行,以确保没有通过裂缝。
自动标签和移动消息过滤器
使用搜索框中的向下箭头图标也将允许您创建一个过滤器和搜索,输入搜索标准按钮然后点击创建过滤器。过滤器是相匹配的规则,可以将消息你寻找到一个标签,标记为已读,他们转发到不同的电子邮件帐户,甚至删除它们。这是一种奇妙的方式通过邮件列表的一部分。一种方法是将它们到一个特定的标签当你有时间(例如:*探路者)。
定制你的电子邮件首选项设置
点击右上角的齿轮图标的页面将带给你一个菜单,您可以点击设置。有许多不同的方式你可以定制你的邮件在这里,不同区域的标签在顶部。这里有一些例子来看看不同的标签:
-
- 取消发送——一个救生设置,你可以有Gmail延迟发送消息到30秒。如果你曾经发送一封电子邮件,记得添加后,或者意识到你拼写错了,你可以点击取消链接,进行更改,然后当你准备好发送出来。
- 缺省应答行为——你可以改变这种默认全部回复,这样你就不会忘记包括别人回复如果有多个收件人的信息。
- 我的照片-改变与邮件发送相关的图片。
- 签名——修改默认的文本自动附加到每条消息发送。
- 假期响应者——设置一个自动回复的日期范围,当你将办公室会议或假期。
- 标签——这就是你去管理你所有的标签。你可以选择如果标签显示或隐藏在你的默认列表在左边。你也可以编辑标签名称,或删除(删除)。
- 账户——你可以在这里添加额外的Gmail账户能够检查和发送电子邮件的账户都在一个地方。
- 过滤和屏蔽地址——这就是你去管理你所有的过滤器。在这里你可以编辑或删除过滤器设置。这是有用的,如果你一个邮件列表订阅更改电子邮件他们发送的信息,或主题,或任何你正在使用过滤消息。
- 转发和POP / IMAP——您可以启用IMAP所以你可以检查你的或者其他设备上的电子邮件消息。
- 聊天——设置打开或关闭聊天。在默认情况下它应该。Gmail在左手边的主要窗口,你会看到一个泡沫图标与报价。点击打开聊天框。你可以即时消息聊天和任何人在你的联系人列表。
- 主题-改变的邮箱通过添加一个预设的主题或你自己的图像作为背景图像。
关于作者
肖恩·摩尔是欧电子学习和教学支持(e-LIS)主任,他在那里获得了博士学位教育领导,专业化的高等教育。与他的工作人员的位置,他是一个在商学院兼职教员。他赢得了2021年的卓越教学奖。他的研究在高等教育在线学习了他全国各地出席全国会议。OU之外,他喜欢写作,玩视频游戏,打扮的发烧友。他可以达成的samoore@www.zhongqiwg.com。
横幅图像高克里斯(Flickr)。其他人可能分享和适应下Creative Commons许可CC通过数控。
查看所有CETL每周教学技巧。
