定义:
负责计划:负责计划下大学报销差旅费用,由国税局计划,满足四个要求:
- 费用必须有业务联系,必须合理
- 有一个合理的占所有费用
- 所有多余的补偿1必须在合理的时间偿还吗
- 这个计划不能表现出一个模式的滥用或异常
国外旅行:旅行的目的地是美国大陆以外的。
基金签署者:一个人授权批准对大学基金支出记录的签名卡向应付账款。请参阅OU AP&P # 200授权签署者为更多的信息。
杂费:杂项GSA食物和旅行费用的临时性费用每日,其中包括:
- 包处理和酒店小费
- 交通和吃饭的地方
- 费用提交旅游收入和旅游期间的费用报告
这些费用是包含在食物和临时性费用日率,不会单独进行补偿。
国税局(IRS):的美国政府机构负责收集税收以及美国国内税收代码的解释和执行。
食物和临时性费用每日(M&IE):每日费率M&IE GSA每日期和位置的确定。每日利率仅供餐和杂费,包括税和小费。大学不支付每日住宿或限制补偿费率基于GSA倒伏率。 每日房价: 计算每日旅行利率在联邦政府三个组织的共同责任:
- 美国总务管理局(GSA)规定利率为美国大陆GSA更新美国大陆利率每年一次,或者是必要的。通常利率更新新的财政年度的开始。
- 国务院(DOS)规定利率为外国海外地点和更新这些利率在每个月的开始。
https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp(你必须复制这个网址到浏览器搜索线等待DoS网站修正
- 防御- DTMO差旅管理办公室规定利率对海外Non-Foreign领域(例如,阿拉斯加、夏威夷、关岛、波多黎各、等等)每年至少一次。每日委员会增加了国防部独特的脚注,国防部安装,公布的利率和比例餐率通过DoS, GSA和DTMO。
合理的时间:遵守美国国税局要求负责计划,费用必须占一个“合理的时间”内“事件”,美国国税局已经决定回国后六十(60)天从旅行。
旅行费用汇总(te):电子表格和证明文件,创建完整的差旅费用会计。
旅游推进:基金提供提前将费用在团队或国外旅行。
旅客:一个人去大学开展业务。
责任
这些政策是必要遵守联邦和州税收法律、第三方赞助机构规定。他们是为了确保一致和公平待遇在整个大学和跨部门统一的财务业绩报告。一般来说,旅游的费用应该由合理和适当的目的是什么。大学尊重每个旅客的个人诚信和谨慎。然而,大学作为常规处理的一部分进行费用帐户监控。以下信息概述过程中各方当事人的责任:
| 责任 |
行动 |
| 旅行者 |
旅客提交旅行费用汇总(te)负责:
- 验证所有费用或大学的还款请求是有效的费用而进行大学商业和符合适当的政策。
- 理解请求缺乏所需的文档和/或商业目的将质疑和潜在不报销。
- 证明之前提交费用报销没有通过支付费用报告之前,旅行,P-card,付款凭单或其他提前还款流程,或由外部机构或其他第三方。
完成和提交测试工程师审查和批准,由主管或部门部门程序,以便审批并提交/ P后六十(60)天内完成旅行。
- 保留追究责任确保所有费用依照大学政策即使员工可能委托负责准备报销请求(te)。
|
| 授权人/审批人 |
个人授权批准他人旅行支出将管理这个政策,负责:
- 证明旅行的目的是有效的,大学直接相关的业务
- 证明提交费用报销没有原先通过支付费用报告之前,旅行,P-card,付款凭单或其他提前还款流程,或由外部机构或其他第三方的最好的知识。
- 请求进一步的文档或解释费用似乎过度或不寻常的商务旅行的性质。解释这样的支出必须包含的测试工程师。
- 采取行动的请求批准测试工程师及时。
- 明白,而应付账款可能提供报销审查测试工程师,主要负责支出的合理性取决于旅行者和批准。
|
| 会计/应付账款 |
应付账款部门负责审查旅行费用汇总处理报销之前,验证费用是合理的,符合下列标准:
- 旅行费用摘要中的信息支持附带的文档,这是完整的和按照大学的政策。
- 费用符合要求大学政策和美国国税局。
- 费用已经评审并经适当授权人批准。
|
旅行者和授权人(s)应该注意到内部审计办公室的日常检查旅游事务为符合大学的政策。 |
程序:
一般要求
资格
大学报教师、员工和其他合理和必要的费用与旅游大学代表批准。旅行费用的配偶和其他非业务的客人将不会支付的大学。
大学时只允许报销还款没有,不会,从其他来源。所有必要的和合理的差旅费用报销是允许的,有一个记录的业务目的和费用是在政策的局限性。
由于大学后计划规则由国税局负责,只有完全文档化旅游费用所需提交的最后期限将报销。
法律要求
大学的旅费政策意在符合国税局法规,GSA指南,美国公民与移民服务规定,美国和其他国家之间的税收条约。可以获得更多的信息从应付账款的经理。
旅行授权
一般来说,旅行者应该获得预先批准的主管大学商业旅行。主管和/或部门应:
- 建立部门预先批准过程旅行
- 确保所有旅客都知道大学方面的政策
- 确保差旅费用符合大学的政策
旅行授权形式不需要连接到测试工程师费用报销。
奖助金
授予或支持的旅游合同将报销在格兰特的低/合同条款或规定在这个政策。研究办公室必须批准所有的旅费资助资金。 旅行的拨款或合同必须遵守的条款,授予或合同,这一政策的要求,哪个更严格。
一般信息
大学只赔偿旅游者的费用在最短的时间内需要完成的业务目的旅行拍摄,一般不超过一天之前和/或之后一天。如果出差扩展在任何地方度假或其他个人事件,旅行者应该寻求感受他们的上级的批准,提供一个合理的机票或其他成本比较印刷从multi-airline旅游网站在旅游计划的时间。请参阅应付账款网站关于这个主题的更多细节。
控制成本,旅客购买教练机票提前至合理并在订房单标准利率或折现率提供了通过一个会议。
汽车租赁是允许只有当物流不允许出租车或其他公共交通工具的使用或有一个特定的时,预先核准的业务原因证明租赁车辆。看到租赁车辆部分这一政策的进一步的信息。
偏离上述一般信息需要预先批准和成本比较证明标准之间的差异和实际安排。成本费用报销将提供最有效的安排,这可能是不同于实际的费用。
原始发票所需的任何费用超过50美元,除非费用是由日率。
风险管理
该大学的风险管理办公室提供广泛的旅行在他们的网站和相关信息OU AP&P # 1050风险管理/保险。每个大学有责任旅行的旅行者或大学赞助审查和熟悉的程序和要求详细的风险管理资源和旅游开始前采取适当的行动。
特别是,请检查下面的话题风险管理网站和OU AP&P # 1050风险管理/保险:
- 国外旅行:大学为教员提供保险,员工,和学生出国旅游在奥克兰大学的业务,或留学类或计划的一部分。万博ManBetX登录所有旅客都必须通过风险管理网站注册15天之前离开。如果租/租赁车辆在国外,当地保险时必须购买租赁。大多数国家罚款或监禁惩罚如果你不购买当地保险等。
- 国内旅游:大学为教职员工提供保险在国内大学旅行业务。保险是仅供大学租赁/拥有汽车。大学不包括物理伤害或损失员工的车辆,直接与员工的任何索赔必须提交个人保险公司。
- 疾病、伤害、事故和其他紧急情况:请咨询网站和/或接触风险管理旅行时如果你有任何紧急情况。所有事件/事故因使用车辆上大学的业务应该立即向风险管理报告。
运输
机票
所有航空公司和其他普通承运人保留官方大学旅游必须通过一个最低成本安排旅行的自由裁量权。票应该尽早购买达到最低的利率。一份报销所需的飞行路线,必须连接到测试工程师。
取消购买旅行保险和航空公司行李费用是可收回的。航空公司俱乐部会费或不可补偿费用。
未使用的机票可补偿只有批准的主管负责。这种补偿的理由必须注意在工商业。
报销私人车辆使用
大学将为员工使用个人车辆里程报销批准旅行速度里程标准由美国国税局,在www.irs.gov找到,下面的限制。
里程利率旨在涵盖所有校外业务用车辆费用包括磨损,保险和燃料。大学员工、学生和志愿者驾驶自己的汽车在大学业务必须携带足够的个人汽车保险。大学不包括物理伤害或损失,员工的车辆;任何索赔必须提交直接与员工的个人保险公司。
每国税局要求,大学将员工进行补偿的实际行驶里程超过正常上下班从家到办公室。教员是谁将教在校外的位置,也需要在主校区同一天可能有权报销标准的大学里程。除了这种情况下,教学英里上下班,不会报销。请参考当前教师合同关于这个主题的更多细节。里程报销上有进一步的细节可以在应付账款网站:欧旅行里程包括场景说明了政策需求。
报销使用个人车辆代替航空公司通常局限于低成本的教练机票加上往返里程等相关费用的机场,停车场和所需的任何飞机的目的地,而里程报销包括任何费用或收费停车。 这可能有利于推动目的地进行大学附近的业务。也更有利于成本租一辆车与开私人汽车。协助决策过程,减少行政审批的要求,采用以下在决定驱动/租金和飞翔。
- 如果目的地是在密歇根州的旅行者的选择。
- 如果目的地是在350英里的距离从校园是旅行者的选择。
- 在某些情况下,在这个距离,根据长时间的旅行,它可能更有利于成本租车辆,而不是寻求使用个人车辆里程报销或飞往目的地。有责任的旅行者选择最符合成本效益的选择在一个合理的微分。
如果需要,驱动/飞/租金比较工作表在应付账款网站上找到除了其他细节,可以用来协助做这个决心。
如果有特殊的情况下,使用租赁车辆或个人要求的距离大于指出350英里半径(总旅行700英里),而不是通过航空公司旅行,旅行前阶段应该寻求他们的上级的批准这样做,并提供一个合理的机票费用比较印刷从multi-airline旅游网站在旅游计划的时候,最好尽早达到最低的利率。 在所有的租赁情况,租赁车辆的部分中讨论的需求这一政策将适用。 虽然有些人可能会发现它有助于使用MapQuest或其他类似的资源来表示他们的里程,它不会是一个必需的文档与工商业支持里程补偿。然而,如果有任何违规行为在请求的里程,旅客必须提供解释评论部分的测试工程师。 学期基础里程和/或当地校外里程应提交报销一次每学期根据以下严格执行期限:
- 冬季学期里程将于6月30日
- 夏季学期里程将于10月31日
- 秋季学期里程将于2月28日
租赁车辆
使用租赁车辆将批准只有当它更节约或业务必要性和不是为了个人的方便。应该使用公共交通工具和/或承运人的租赁车辆尽可能。
应付帐款部门应该联系经理之前旅行如果他们不确定租赁车辆可以批准。请参见“汽车服务公司、出租车和航天飞机”部分下面的进一步信息租金和航天飞机服务。
描述业务目的的租赁车辆必须连接到测试工程师。
指任何大学的应付账款网站汽车租赁项目。
租赁车辆的成本只会报销的中型率最低。租金和汽油费用报销。旅行者必须评估是否加油速度租赁机构成本效益比当地的加油站率在选择机构的加油的选择。可选的费用由车辆租赁机构提供的服务如GPS设备没有可补偿没有一个有效的,预先核准的商业目的。
支付租赁车辆,旅行者可能:
大学不接受保险选项时,部门赞助这次旅行将负责免赔额。接触问题租赁车辆保险的风险管理。 风险管理办公室建议游客购买车辆租赁保险提供租赁的时间。大学不接受保险选项时,部门赞助这次旅行将负责免赔额。
如果一个员工预先核准的驾驶他们的个人车辆,然后选择使用汽车租赁员工的自己的名字相反,雇员将补偿低里程或租赁车辆和相关的成本。
汽车服务,出租车和航天飞机
员工被要求使用地面运输成本最有效的方法。机场接送服务通常可以在低或没有成本在许多目的地,但如果这种类型的服务不可用,大学将员工进行补偿的汽车服务的实际成本或出租车从机场和旅游相关企业大学的目的地。赠品为这些服务不应超过标准的大学上所注明的小费指南应付账款的网站。出租车从晚餐或者其他个人旅行不是可补偿。
如果车辆出租供个人使用在大学业务,因此避免使用地面运输,您可能会收到报销的低成本服务使用或最低成本的估算成本可用公共交通在这个位置可补偿地面旅行。 汽车服务当地机场市区离职不是可补偿,被认为是一个个人的选择。然而,如果一辆汽车服务是用来代替开车去机场时,你可能会收到报销服务的低成本的估算成本使用或净里程和停车(请参阅应付账款网站当前停车速度限制)。
租船服务
特许航空服务在某些情况下是允许的。看到OU AP&P # 1270为商务旅行使用的飞机额外的信息。
收费和停车
大学会给员工报销的实际成本收费和停车与批准使用个人车辆或租赁车辆。
其他形式的交通工具
火车票价或其他这样的普通承运人服务将报销教练可用的最低速度等交通工具。
餐
食物和临时性费用每日(M&IE)
大学将根据每日利率偿还旅行M&IE GSA所确定的。的GSA查找M&IE是分为三个类别:
- 美国大陆(圆锥)
- 美国大陆以外(OCONUS),包括夏威夷、阿拉斯加和美国领土外国每日利率的位置
- 外国外国利率每日的位置
旅行者旅行的日期将使用M&IE率作为食物和杂费的可收回成本在一个特定的旅游地点。此外,大学GSA将遵守以下约定:
- 餐收入不需要当使用M&IE率。
- 中包括杂费M&IE率和将不会单独报销
- 餐提供或其他事件,旅行者的一个会议上出席将被排除在每日报销的GSA个人吃饭量
- 第一个和最后一天的旅行将报销M&IE率75%;一次两天的旅行是每天报销75%
一夜之间旅行餐需要报销。
餐成本大于每日
餐成本超过GSA M&IE利率不是可补偿。
举办
当一个旅行者主机为大学客人吃饭,报销餐将符合要求OU AP&P # 208商业餐和托管费用。举办食物将被排除在每日计算和不受M&IE率。
住宿
大学将员工进行补偿的实际成本的单频或conference-rate住宿(仅房间费用和适用的税)。员工必须提交一个原始酒店收据与工商业。发票必须显示分项费用由于零平衡;信用卡声明是不能接受的。
大学不会偿还在私人住宅出租的房间。进一步说明应付账款的网站可以找到。
房间与其他旅行者分享
当两个或两个以上的旅行者分享一个房间,只有一个旅行者应该要求他或她的测试工程师的住宿费用。旅行者应该提供一个安排在每个测试工程师的解释。 房间与非员工分享
当一个旅行者住宿设施与别人分享的不是大学的员工,旅行者将报销单占用房间的速度。
其他费用
会议费用
旅行者参加会议的出席者的立场属于大学就业将成为相关差旅费用报销/这一政策。大学会给员工报销的实际成本会议,或受限于部门或合同保障旅行补偿。
会议费用可以直接预付供应商使用P-Card或通过付款凭单(“光伏”),或随后由旅行者谁将支付补偿。为旅行者为会议报销费用,他们必须完成一个测试工程师与原收据和会议手册。这个文档应该包括业务目的,事件的日期和时间、地点,如果任何食物都包含(有时称为“返回”或“总结议程”)。完整的会议程序不是必需的。
网络费用
互联网接入业务使用旅行时将报销。
个人支出
大学只报销旅行费用相关的大学开展的业务。费用,如干洗、服装、娱乐、药店项目或任何其他费用不需要商业目的的旅行不是可补偿。(请参阅“外国旅行”部分详情有关洗衣)。
预计行程将严格的业务需求的旅行计划。当旅行包括家庭成员或其他非雇员,旅行的所有费用与个人部分必须被排除在赔偿请求。 销售税
免除密歇根州立大学销售税和其他可能有资格获得免税州。旅行者应该携带的一个副本信或者免税地位和现在的旅行时。关于免税除了密歇根可以获得豁免税收遵从的助理副总裁和控制器的网站。
国外旅行
食物和杂费
大学将偿还外国旅行M&IE基于美国国务院外交M&IE利率实际上天的旅行。M&IE利率上发现的美国国务院的网站。不需要收据吃饭和杂费。
住宿
对外国旅行,旅客将实际费用报销的住宿到美国国务院住宿日率。分项收入是必需的。
洗衣
洗衣和干洗费用将报销国外旅行超过7(七)天。
收据
分项收入的住宿、交通、会议费用和其他业务费用超过50美元。
外汇货币成本
大学时将偿还外币兑换成本记录。旅行者必须提交报销申请美元和其他货币。
大学的客人
客人前往大学的大学的大学或代表受大学负责计划。任何支付或退还旅游费用超过允许的责任计划规则或没有原始发票应税收入的客人。
外国游客的大学可能有资格申请报销差旅费用基于商业目的的访问和签证类型下,他们进入美国大学需要的签证副本,国土安全部的表格i - 94,到达/离开记录(非移民访问者签证),和护照验证测试工程师索赔。为了避免问题,审查预计外国游客旅游费用的细节与应付账款管理器之前,旅行者进入美国 员工招聘 旅游未来的员工和他们的家庭必须由适当的招聘机关授权才能报销。等授权差旅费用报销交通、酒店和餐发生在招聘过程中不应纳税的潜在雇员。未来的员工不受大学旅游保险。一旦接受了要约的就业、旅游费用被认为是“移动费用”(见政策257年移动费用)。旅行的费用在“移动状态”必须依照大学旅游政策。
付款
采购卡
大学P-Card可用于支付旅游的各个方面除了吃饭和杂费。差旅费用可以支付预付P-Card或P-Card在旅行。频繁的旅行者应考虑申请P-Card审查后需要与他们的部门领导。
看到OU AP&P # 1020采购卡和OU AP&P 1000采购为更多的信息。
预付的付款凭单
预付差旅费应尽可能P-card。如果不能利用P-card差旅费用预付旅行的日期可能是直接支付到供应商使用PV或预付的旅行者从个人基金和报销从旅行回来后的测试。最初,分项收入支持需要支出报销。大学P-card应该尽可能地使用和使用个人资金用于差旅费用,除了M&IE个人吃饭的费用。
旅行之前
员工可以请求一个旅游发展体育团队,学生团体或国外旅行支付费用申请报销但不能被合理的大学P-Card或通过其他标准支付方式支付。
旅游发展国内旅游包括M&IE不允许提前还款。
前不能提前发布了超过7(七)天的旅行和不得超过可补偿费用的数量预计将发生在旅行。最低预付金额是250美元。进步超过1000美元需要应付账款经理批准。
取消或推迟旅行时,员工必须立即偿还旅行提前和员工不得使用预先支付改期旅行。如果重新安排行程,将发行新的进展。
旅行前接受和还款协议
员工要求预付款必须签署一份旅行提前接受和还款协议。这是一个正式的协议文档员工的个人责任的大学和授权大学工资扣除任何基金是由所需的期限。员工可能会获得一个旅行提前接受从应付账款和还款协议。
大学不会提前授予一个员工有一个杰出的进步从先前的旅行。
员工不符合旅游发展过程和截止日期可能会失去他们的旅行之前的特权。旅游发展的应付账款管理器确定资格。
获得一个推进:
至少4(四)工作日离职之前,员工的主管或被任命者必须发送一个电子邮件授权推进到advance@www.zhongqiwg.com和cashiers@www.zhongqiwg.com。邮件的主题必须包括旅客的姓名和电子邮件必须包含以下信息:
- 旅客的名字
- 旅游目的地和目的
- 旅行日期
- 基金(s)
- 量的提高
- 预算的推进
- 解释为什么不能支付费用通过其他大学批准的方法
一旦主管授权预付和应付账款已确认批准,旅行者必须完成一个旅游推进验收和还款协议。应付帐款(请参阅网站进一步的细节在这个过程)。旅行者和应付账款都必须完成旅行前的形式呈现给大学出纳办公室接收请求的基金。
只有员工可能会请求一个旅行。如果需要提前为学生或团队旅游,员工必须请求提前和员工负责偿还和适当的会计相关的测试费用。
还款的推进
的推进,旅客应提交一个完成主管或部门从旅行回来后十五(15)天内。如果之前的数量超过工商业,旅行者必须支付大学的区别收银员办公室后十五(15)天内返回。
未能满足这一最后期限可能会导致工资扣除全额的进步。
报销
旅游费用汇总(te)
颅电是一个完整的和分项核算费用的旅行。如果大学基金用于支付任何部分的旅游活动,旅游者必须完成颅不管报销是否欠旅行者。旅行者必须提交一个完整的测试工程师为审查和批准他们的上级或部门由部门程序,以便审批并提交/ P后六十(60)天内完成旅行。
未能满足所需的最后期限可能会导致旅费成为旅行者应纳税所得额。
旅行者的主管或上级必须批准工商业和其他旅游相关的支付。在任何情况下可能下属通过优越的旅游费用报销。旅行者的主管和授权基金签名者可以委托负责批准te偿付的旅行者。
签署工商业,审批人确认请求补偿符合大学的旅游政策,工商业正确反映所有与旅游相关的成本,和所有必需的支持文档是工商业。一个完整的测试将包括以下:
- 完成测试表格签署和日期的旅行者,旅行者的主管和授权基金签名者(如果上司不是一个授权基金签名者)
- 任何预付文件的复印件如光伏和相关的备份
- 任何收据的副本与大学P-Card费用
- 原始、分项收据住宿、交通和会议费用
- 最初,分项收入其他旅游相关费用大于50美元
- 会议或会议议程:包括业务目的、日期和时间、事件的位置如果任何食物都包括,(有时称为“返回”或“总结议程”)。完整的会议程序不是必需的。
- 描述业务目的租赁车辆(如果有的话)
- 完成并批准PV形式,如果适用,和/或分项餐饮发票,如果相关主机(包括任何信用卡收据总结和详细的收据显示餐)。
如果使用P-Card和分项收据,不提供持卡人的大学可能收取费用。
补偿只能通过直接存款支付给员工。如果发现员工没有得到补偿设置通过直接存款,从应付账款偿付将直到他们设置。
工商业和相关指令是在应付账款网站上找到。
联系信息
任何问题关于这一政策可能会针对应付账款4395分机或payables@www.zhongqiwg.com。
te形式可以通过校园邮件发送:
应付账款
121 b西范登堡大厅 |
