1000年采购政策——或者行政政策和程序——奥克兰大学万博ManBetX登录

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主题:

采购

数量:

1000年

授权机构:

战略委员会

负责办公室:

财务副总裁和管理

发行日期:

2009年7月

最后更新:

2012年1月

理由是:提供结构和指导采购商品和服务的奥克兰大学社区(“大学”),并提供内部控制程序的承诺大学基金等采购活动万博ManBetX登录

政策:采购货物或服务的大学基金的承诺可能是交易通过六个方法:

采购卡(“P-Card”)
小订单采购订单(SOP)
直接购买
报销
请购单/采购订单
首选供应商

所有采购事务必须符合这一政策的支持程序和要求。不应划分为目的的采购绕过这一政策的要求。

每个大学部门和员工负责确保采购支持部门和大学的使命。部门必须确保购买财政负责,在预算之内或资金约束,并遵守所有其他政策和程序和适用的法律法规。员工负责确认购买他们的权威验证基金签字权,权威和订约当局承诺如下定义中概述。

范围和适用性:所有大学的部门和员工在购买时必须遵守这一政策代表大学使用大学基金。

定义:

账户号码:会计指定用于表示类型的支出。

买家:一个采购部门员工代表大学获得商品和服务。

权威的承诺:承诺的权威是基于采购交易的金额。采购的所有方法必须得到对方的职位授权提交完整的金额。此外,资金必须用于购买的费用。权威的地位,决定了你的承诺展示1承诺的权威。

合同:大学和外部之间的正式协议。

承包机构:只有某些员工授权代表签订特定类型的合同。承包权威在写作和记录承包委托权威的办公室维护的法律事务。有关更多信息,请参见OU AP&P # 410承包和就业承诺权威。

直接购买:购买用于物品的一种方法,可以从发票而不是直接支付购买订单,SOP或P-Card。

执行官:总统或副总统。

基金号:会计指定用于指示采购/采购的资金来源。

基金签字权:每个授权付款必须由授权基金签名者签名。部门必须授权签署者通过完成签名卡片和应付账款部门提交这些签名卡片。有关更多信息,请参见OU AP&P # 200授权签署者。

酬金:谢礼通常只有支付给学者的区别讨论学术作品不收取费用。万博ManBetX手机登陆万博manbetx体育投注如果需要费用由演员/演讲者,那么它不是一个报酬和支付应该通过付款凭单或购买订单。酬金支付大学和自由裁量权的价值与服务的性能。

独立承包人(IC):国税局认为大学大多数人接受薪酬是员工,要求他们通过工资支付。一个人工作的大学可能被视为一种IC(即。通过应付账款支付),如果某些条件得到满足。来确定一个人属于集成电路状态,完成每个员工和独立承包人分类清单OU AP&P # 262税收分类:独立承包人和员工。

付款凭单(PV):最终形式要求支付过程直接购买,采购订单,补偿和酬金。

首选供应商协议:协议谈判由采购部门或者教育合作社最有价值和定价使用部门。在某些情况下,这些协议替代方法——看到付款//www.zhongqiwg.com/purchasing/网站以获取更多信息。

专业服务:专业服务是罕见的,技术,或独特的功能由集成电路或顾问的职业呈现这样的服务。专业服务合同可以由合伙企业,公司,公司或个人。

采购订单(PO):采购部门出具一份合同,供应商提交大学采购商品或服务。一个PO的主要方法是对商品和服务的采购超过5000美元每个事务和项目被排除在该SOP在5000美元以下,P-Card或光伏需求。

购买OrderAdjustment (POA):文档由发起部门和发送到采购做出改变现有的订单。

请购单(PR):从原始文档部门授权采购部门采购商品或服务。人授权公关必须有适当的承诺权威和基金签字权。

采购卡(P-Card):大学信用卡用于采购的商品和服务交易5000美元或更少。限制适用。看到OU AP&P # 1020采购卡手续。

重复付款凭单(以下):允许应付账款部门建立每月自动付款的发票,如租赁付款。所有租赁或其他融资安排必须批准财政部管理办公室。

报销:一种还款方法以员工的必要费用支出金额包括500美元。

小订单采购订单(SOP):方法对商品和服务的采购交易的5000美元或更少,受到的限制在小订单购买这一政策的部分展览3支付、商品和服务有特殊要求。安抚pre-numbered形式可以通过采购记录。

大学基金:资金支出从任何大学的基金集团,或金钱大学在其持有的银行账户。

大学采购部门(采购):大学部门负责采购的商品和服务。是采购的责任来处理采购过程的所有方面,包括识别和开发资源;协助部门在发展中规范;征求投标,报价和建议;合同谈判;供应商并与之互动。

程序:

可用的采购方法

附表2概述了基于美元的采购的基本步骤购买的数量和类型。图表是一个指导方针;一定要在购买前阅读所有相关政策部分。

1。P-Card——高达5000美元

P-Card程序使员工能够让小美元采购类似的允许下SOP。程序旨在使采购更容易和更方便,减少部门零用现金的使用,个人基金,和SOP的大学的首选方法是支出和购买的物品为5000美元或更少,除非禁止政策。指OU AP&P # 1020采购卡手续P-Card的使用信息。

看到展览3、商品和服务有特殊采购需求表。

2。SOP -高达5000美元

小订单采购流程设计允许部门获得商品和服务,除禁止直接从供应商时总不超过5000美元(不含运费),特别是当P-Card供应商不接受。采购使用SOP是完全由发起部门来处理。

所有货物的总成本必须在一个发票。如果有运输成本,供应商同意提前支付这些成本,包括他们在发票总大学不接受单独的货运公司的发票。基金必须在应付帐款文件签字权。

看到展览3、商品和服务有特殊采购需求表。

3所示。直接购买

主管部门可以获得某些服务多达5000美元没有PO或SOP。允许直接购买超过5000美元,请参阅展览3、商品和服务有特殊采购需求表。

使用光伏直接支付购买支付。集成电路的原始合同和协议,顾问或表演者应该连接到PV。对商品和服务有特殊要求,请参阅展览3、商品和服务有特殊采购需求表。

4所示。报销

补偿的员工支出500美元或更少支付大学的义务和部门的零用现金购买(见OU AP&P # 266零用现金基金)处理PV。任何个人交易的总额不得超过500美元(零用现金200美元)。购买可能不是分裂为了绕过每个事务最高的500美元。原来分项收据/付款所需的证据。

补偿只能通过直接存款支付给员工。补偿对于员工不设置接受补偿通过直接存款将从应付账款直到他们设置。

对于不会报销的付现费用,明白了展览3、商品和服务有特殊采购需求表。

5。请购单/采购订单-所需购买超过5000美元

采购超过5000美元是由采购和需要公关和阿宝。例外的要求,请参阅展览3、商品和服务有特殊采购需求表。

类型的采购订单

常规采购订单

常规阿宝是一个合同,供应商产品或服务的金额。常规PO的阻碍,这意味着部门基金购买不可用花之前付款的供应商处理。

一揽子采购订单

毛毯阿宝是一个合同,允许一组多个支付金额是在整个财政年度与指定供应商。毯子阿宝不堵塞。

唯一来源购买订单

唯一来源采购必须彻底记录和支持使用的唯一理由来源形式采购网站。令人满意的经验与一个供应商本身是没有理由的唯一来源。报价应要求供应商的唯一来源,不让他们知道这是一个唯一来源情况。在可能的情况下,进一步谈判价格、交付和术语应该减少总成本。提交一份大学唯一理由形式来源采购经理或买家,谁将决定是否唯一来源是合适的。

紧急采购订单

紧急采购可以如果存在下列条件(s):

存在一个对健康和安全的威胁。
有一个发生的不可预见的或意外的紧急事件。
有一个关键服务损失的威胁,如果不立即采取行动。

采购经理或买方确定是否采购紧急订单。

采购订单的调整(POA)

一个POA形式时需要有一个标准的变化在最初的订单已经发出。

调整PO的应要求通过POA形式和应包括变化的原因,包括细节,如价格、数量、回报,交流、添加或删除。

部门可以与供应商讨论变化但采购必须处理和批准订单的任何调整。

POA不应该处理的价格上涨超过报价的供应商有义务尊重他们的报价。请与采购联系如果你不确定如果价格变化应该被接受。

可以超支的阿宝的15%(不超过1000美元),以适应杂项费用,如运输和燃油附加费以及较小的调整数量,而不是价格。毯子阿宝必须调整采购是否需要额外的花费。

6。首选供应商购买,可以用于任何数量的货物和服务

大学可以建立与供应商账户,比尔应付账款为多个部门直接采购活动,从而消除需求部门提交月度支付处理文书工作。这些类型的帐户是首选的例子办公用品供应商,校园书店,租车和酒店。

通过购买这些厂商必须合法的业务支出。主管和经理必须定期检查语句通过这些记录部门支出账户,以确保购买支持部门批准并遵守大学的使命管理政策和程序。

所有的首选供应商必须建立或直接计费安排采购。在www.www.zhongqiwg.com/purchasing看到首选供应商名单。

招标要求:

包括购买2500美元

没有招标要求。

购买超过2500美元,包括10000美元

竞争性招标,采购不需要个人购买的预期价值,不包括运费,10000美元或更少;然而,请求部门必须调查和从至少获得定价两个来源,以确保它是声音,经济的购买。传真、电子邮件、原始书面报价或口头报价请求部门转录的纸是可以接受的。附加的证明定价公关,SOP, PV或P-Card语句。

采购保留有权获得额外的引用和对合同做出最终选择。全年采购将执行现场审核购买包括10000美元。如果这样的审计表明,价格不是最优,采购将通知部门,协助它在未来取得更好的经济定价策略。问题存在可能导致取消部门权力获得报价包括10000美元直到采购改进到位。

一个部门可以要求在任何采购事务采购获得有竞争力的报价。

购买超过10000美元但不足50000美元

竞争性招标购买超过10000美元但不足50000美元。采购会要求至少三(3)竞争投标或报价。采购这类事务必须由采购处理。

大学并不一定会接受最低的投标,但可以接受最敏感和负责任的报价,确定大学的最佳利益。如果一个部门不同意的最低报价,一份书面理由必须被发送到各自的买家对他/她的批准。采购保留有权获得额外的投标和合同做出最终选择。

购买50000美元或更高

有竞争力的密封投标购买50000美元或更多的需要和采购将请求至少三(3)竞争投标或报价。采购这类事务必须由采购处理。采购将决定最好的竞争性密封的投标程序为每个购买在个案基础上。

大学并不一定会接受最低的投标,但可以接受最敏感和负责任的报价,确定大学的最佳利益。如果一个部门不同意的最低报价,一份书面理由必须被发送到各自的买家在他/她的采购部门的批准。采购保留有权获得额外的报价。

具体的采购要求:

大学的员工不应该与大学个人金融交易的兴趣。认识到,这样的利益可能是不可避免的,应该有完整的披露任何此类的利益冲突在交易之前,和特殊审批事务的要求提出的OU AP&P # 406的利益冲突的政策。采购需要的处理推迟任何征用似乎违反利益冲突政策直到利益冲突已经解决的问题在适当的大学水平。

所有合同、协议、许可、IC协议,必须由协议性能等法律事务办公室之前执行,除非预先批准的标准文档,OU条款和条件是不变的。

购买,可能需要保险保护大学的损失必须审查大学风险管理,无论是否需要一个PO。看到OU AP&P # 1050风险管理/保险。

没有软件可以在购买P-card没有ut,审查和批准。前获得购买软件,请参考大学的校园软件部分技术服务网站以及OU AP&P # 870软件条例和欧AP&P # 1000采购。

所有建筑的维修、升级、改造和翻修,包括计划,必须通过设备管理,无论资金来源或劳动力。

所有采购涉及银行或融资任何形式的,包括租赁,必须审查由财政部管理办公室。

涉及的所有协议或购买收到付款必须审查由控制器的办公室。看到OU AP&P # 210现金收入和OU AP&P # 212银行卡信息安全需求。

通信用于外部的观众(所有媒体)必须预先核准的书面沟通和营销。

所有non-payroll支付学生或学生的代表,除了补偿,必须得到财政援助办公室。支付所有的工作(包括研究生津贴)必须通过工资支付。

所有格兰特支出必须得到科研管理办公室批准。采购有权阻止供应商参与投标过程授予或合同支出超过25000美元。

所有鲜花死亡或疾病的工作人员(或工作人员的家庭)要求通过大学人力资源(员工)或学术人力资源(教师)和由总统办公室/处理OU AP&P # 455死亡的教师、工作人员和退休人员和鲜花。

所有的付款外国实体需要特殊的文档,必须确保采购之前看过的应付账款。

支付处理:

需要的文档

原始文件包括分项收据、发票、装箱单确认货物已收到(或签名确认),合同正本,如果适用的话,需要支付处理。如果传真或电邮发票是你的原始,它将被接受为原始如果发票包含不同的发票号码,以确保不会有重复付款。如果原始文档是不可用,请填写一份失去了/丢失的收据形式与适当的文档的副本。

所有付款形式可能会发现应付账款的网站。

重复付款凭单(“以下”)

部门可以选择一个做准备以下以定期的间隔发生的支付和收款人,付款金额,和会计分布保持不变。

可以使用以下的阿宝和non-PO支付。例子包括租金、租赁、维修协议,或其他支付每月支付。一旦建立了重复付款,部门将不再需要另外提交每个月付款凭证。阿宝的部门负责年度更新,确保资金可以支持以下。

个别部门使用以下将负责确保重复支付与经常性支付不提交。应付帐款部门还负责通知如果变化,如会计分配或汇款地址,需要在一个重复付款提交以下复选框旁边的“修订”。

多个检查凭证

多个检查凭证表单用于过程相似的多个收款人支付,导致一个单独检查每个收款人。

部门准备多个时检查凭证所有以下应用:

有三个或更多的收款人,
大学没有发出订单,
支付每一个收款人是出于相同的原因,和
费用是相同的基金数量和帐号。

一般,部门使用此券支付退款或酬金等将会大量的个人。

谢礼

如果你的扬声器收取费用,IC付款程序必须遵循(见下面的集成电路)。谢礼通常只有支付给学者的区别讨论学术作品不收取费用。万博ManBetX手机登陆万博manbetx体育投注完成“员工和独立承包人分类清单”OU AP&P # 262税收分类:独立承包人和员工在客人到来之前收到决定是否你的演讲者可以通过支付酬金的过程。

一旦会计办公室批准谢礼的收款人,完成酬金的形式并附上一个事件传单PV处理付款。因为谢礼是令牌的升值,而不是费用或提供的服务,就没有发票或合同酬金。谢礼通常不超过1000美元。

支付处理审批

基金签字权支付处理明显不同于机关采购的承诺。优惠券已经建立和批准购买(比如阿宝和合同协议)必须签署的基金签名者对当前事务负责。通常,这将是部门业务经理或部门主管。

凭证未经权威,比如SOP和PV,必须签署的人适当的水平的权威和基金签字权的承诺。多个批准可能需要在购买带电的情况下给予基金,购买软件许可证购买,需要审查的风险管理(见OU AP&P # 1050风险管理/保险)。

研究政府必须批准所有的办公室授予基金支付之前他们会处理。

新的供应商和供应商维护

采购系统允许对于许多类型的采购和支付交易必须由操作部门。因此,部门必须负责协助应付账款与采购保持准确和最新的供应商信息。供应商信息包括公司或承包商的名字,“支付”(PT)和“阿宝”地址,联系人信息和纳税人识别号。

当部门发起采购或支付处理的新供应商,他们必须提交一个国税局W-9或形式替代W-9 /供应商维护的形式(在应付账款网站上找到)采购或应付账款,包括国税局W-9信息形式。

独立承包商:确定供应商状态(员工或集成电路),完成每个员工和独立承包人分类清单OU AP&P # 262税收分类:独立承包人和员工并提交会计办公室批准的人开始前的工作。如果这个人是发现一个员工,而不是一个IC,人力资源必须验证人对联邦就业数据库不晚于三(3)天之后开始工作或大学的人会违反联邦法律。校园IC的工作必须提供保险和有一个证书或者标准服务协议或订单生效之前开始工作。

外国供应商:如果供应商是美国。人或公司,用下面的图表作为指导原则在选择哪种形式要求收款人。外国个人来到大学也应该填写国际游客支付信息的形式并提供一份他们的签证。联系应付账款支付外国供应商的更多信息之前已经开始工作或收到货物,以确保在付款时间没有问题。

国外收款人	国税局形式要求
业务实体、大学组织	W8-BEN
代理国外收款人	W8-IMY
个人执行服务	W8-BEN(没有条约豁免)
个人执行服务	8233(声称条约豁免)

原始W-8或8233与供应商原始签名所需提供的支付服务。

向外国供应商支付服务提供在美国受到30%的联邦扣留,除非供应商资格获得美国税收协定免税和供应商有美国税务号码(静脉或SSN)。

国税局的形式W8-BEN和8233年可以从应付账款网站下载。

与应付账款或购买联系问题建立新的供应商。

例外:

采购经理或应付帐款经理有权批准或拒绝异常被认为适当的同时保持政策的完整性。最低要求批准的任何例外是一份备忘录请求者提供了一个解释的异常包括来自请求者的直接主管的签名。采购经理或应付帐款经理将决定必要的水平时所需的额外批准请求是一个例外。