定义:
账户号码:会计指定用于表示类型的支出。
执行官:总统、副总统或其他定义的e级EE。
基金号:会计指定用于指示采购/采购的资金来源。
基金签字权:每个授权付款必须由授权基金签名者签名。部门必须授权签署者通过完成签名卡片和提交这些签名卡应付账款。看到OU AP&P # 200授权签署者。 商户类别代码(MCC):信用卡的四位数分配网络(维萨,万事达,发现,美国运通(American Express)的业务实体接受银联,表示业务或服务的类型。MCC的信用卡使用的网络分类,跟踪或限制某些类型的购买。
首选供应商协议:协议谈判采购或教育合作社最有价值和定价使用部门。在某些情况下,这些协议等其它支付方式直接计费帐户。
采购卡(P-Card):信用卡使用由一个员工大学(通过银行的大学),使员工能够方便的流程与业务相关的购买适合他/她的职位或部门。
采购订单(PO):合同签发采购供应商提交大学采购商品或服务。一个PO的主要方法是对商品和服务的采购超过5000美元每个事务和项目被排除在该SOP在5000美元以下,P-Card或光伏需求中描述OU AP&P # 1000采购。
小订单采购订单(SOP):方法对商品和服务的采购交易的5000美元或更少,受限制的商品和服务有特殊付款需求表OU AP&P # 1000采购。安抚pre-numbered形式可以通过采购记录。
智能数据生成2 (SDG2):大学目前的基于web的报告和P-Card费用管理解决方案用于分配P-Card的事务。鼓励所有持卡人使用这个解决方案,以确保正确费用分配给适当的基金和账户,账户每月清理E095代码。
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程序:
申请和获得采购卡
获得P-Card,完成一个奥克兰大学采购卡应用程序和协议的形式(万博ManBetX登录P-Card应用程序,参见表1),可以发现的应付账款的网站。由申请人提供的基金数量形式将所有P-Card支付的违约基金将被起诉。员工的部门必须提出完成的应用程序由一个人以合适的基金签署签字权(通常是直接主管)应付账款部门批准和处理。
如果P-Card将用于从外部授予或合同费用支付,大学研究办公室的批准还需要在应用程序与一个简短声明中解释的需要和计划使用P-Card支持合同授予或活动。P-Cards被确认为一个重要的风险与监管的资金赞助。然而,有一个重要的操作P-Card受益,因此每个应用程序,将使用一个外部合同授予或作为其资金来源将评估其个人情况。有关更多信息,请参阅这一政策的拨款程序段9页。
的金融机构提供P-Card程序将问题每个P-Card大学在一个特定的员工的名字。
每一个新的持卡人必须参加一个会话获得他/她的P-Card取向。当应付账款部门收到P-Card从金融机构,定位会话将会安排新的持卡人建议的正确使用P-Card,文档要求和付款的过程。持卡人将被要求签署的后面P-Card结束会话P-Card收据。
P-CARD限制和要求 以下是特定于P-cards限制和要求。更多关于购买,可能需要特殊处理的信息,参见展览3OU AP&P # 1000采购。
首选的提供者:部门应该使用首选的提供者利用协商定价。总复习采购网站来确定类型的购买首选提供商。首选供应商购买必须使用系统提供的首选的提供者作为首选供应商表示部分采购网站。
禁止购买:的P-Card不得被用于:
- 个人或非经营性项目。
- 任何购买禁止的其他大学的政策。
- 餐和杂费报销旅行每日的一部分。
- 现金垫款
- 捐款
- 枪支
- 支付给个人(任何P-Card付款必须是一个公司)
- 控制物质,如放射性物质和毒品
P-Card可能用于以下限制基础上:
- 酒精饮料需要审批和带电non-general基金(见OU AP&P # 400酒精饮料)
- 公交运输集团必须是采购的首选供应商(见采购网站的首选供应商部分)或通过批准的安排采购和风险管理。
- 就业广告可能购买使用后P-Card后需要学术和/或大学人力资源工作公告程序。
- 租赁和租赁协议> 1000美元每年或如果需要董事会批准,之后才取得了适当的审批(见OU AP&P # 1000采购)。
价格要求:使用P-Card不给部门豁免的有竞争力的价格要求购买2500美元和5000美元之间。指OU AP&P # 1000采购关于这个需求的更多信息。保留所有竞争定价文档和附着在月度P-Card声明。
营业税:万博ManBetX登录密歇根州奥克兰大学免除销售税。金融机构将在每个大学印记的tax ID号码P-Card协助持卡人避免营业税由供应商费用。请提供免税信(免税状态信从你的方向,见表2)包每个供应商都是必要的,以防止销售税的指控。
合同要求:所有合同、协议、许可、独立承包商协议,必须由协议性能等法律事务办公室之前执行,除非预先批准的标准文档。
保险要求:大学,可能需要购买保险,以保护从损失必须审查风险管理,无论是否阿宝是必需的。
广告和媒体曝光要求:必须批准所有的广告和媒体曝光大联盟的市场与交流。批准的证明应该陪P-card语句。
软件:没有软件可以在购买P-card事先ut,审查和批准。确保购买软件之前,请参阅校园的软件部分大学技术服务网站以及OU AP&P # 870软件条例和OU AP&P # 1000采购。
采购订单:如果供应商需要一个购买订单,但购买由P-card,持卡人应指定一个数字组成的C # # # # #, # # # # #代表旗帜基金数量。
学生支付:所有付款代表学生,除了补偿,必须由财政援助办公室。
使用P-CARD旅行
审查OU AP&P # 1200旅行为特定的信息允许旅游支出。
P-Card可以用来购买所有允许旅行相关的支出除了吃饭和杂费由以及杂费每日用餐。
每个旅游使用P-Card必须记录的旅行费用汇总(te);TES必须提交的应付账款不管旅行者获得报销。大学可能收取费用持卡人如果不提供分项收入。
原来,分项收入证实P-Card支出必须留在P-Card声明。月结单副本和相关分项收入可以被附加到工商业P-Card购买。非P-card可收回收据附在工商业必须分项和原始。
拒绝交易
如果拒绝P-Card支付销售点,持卡人必须为解决接触应付账款。如果下降出现正常的工作时间之外,持卡人可以联系客服电话的卡片来确定下降的原因。拒绝出售可能企图使用限制的结果商户类别代码(MCC),或超过一个事务或每月美元限制。
员工转让、终止或缺席
当持卡人大学部门之间的转移,他/她必须应付账款部门通知之前发生转移,建议P-Card是否需要保留他们的新位置。持卡人的前任主管,以及他们的新主管必须包括在这个沟通和应付账款会相应地处理。
就业终止时,应付帐款部门必须通知停止前的P-Card员工终止日期。员工必须返回P-Card部门员工的终止日期之前和部门负责破坏卡。持卡人的部门将负责所有事务不当造成持卡人通知终止就业或失败摧毁卡。
期间的临时缺席,应该使用替代支付方法。员工与P-Card易访问性不得授予P-Card访问或使用任何其他的人。
和解和语句的处理
付款
持卡人不支付每月的金额P-Card声明。应付账款部门自动支付每月的费用。金额将被支付部门的默认基金数量显示在应用程序中,或者基金SDG2选择人数收费。
会计要求
所有持卡人将被授予访问智能数据生成2 (SDG2)在收到他/她P-Card。每个月的15日,持卡人的部门必须确保所有收取费用分配默认帐号E095和默认基金到适当的帐号和基金通过SDG2数量。如果持卡人无法分配的费用通过SDG2 15日记账凭单来分配费用必须提交给会计声明后三十(30)天内收到。重复不合时宜的和解和费用分配可能导致P-Card特权的丧失。如果审计披露不分配费用,持卡人的特权可能暂停或永久撤销。
持卡人
和解的目的,和协助识别欺诈活动,持卡人必须保持完整和准确的记录他们的信用卡活动,包括原始分项收入。使用日志可用于跟踪事务。
审计需求,原始收费收据必须包括一个分项描述购买的物品、数量、价格和供应商。P-Card数字应字迹模糊的,只保留最小的识别信息(即。,P-Card号码的最后四位数)。互联网或电话购买部门必须提供屏幕打印输出的副本,装箱单据或发票确定购买物品或服务。
持卡人应该接受每个月10日的一份声明中。如果持卡人没有收到一份声明中,他/她应该联系应付账款部门。收到月结单,持卡人将负责审核准确性和协调的事务声明的实际收入。附上发票,有竞争力的价格文档和/或所有支持文档。持卡人必须签署的最后一页声明表明所有交易的批准。
如果持卡人定位一个面目全非的事务审查月结单时,他/她必须立即联系金融机构。
解决差异是持卡人的唯一责任。如果持卡人收到货物或者经历了问题他/她没有启动上市交易声明中,持卡人必须:
- 试图挽救局面与商人/供应商。(当有权获得的商品退款P-Card,持卡人必须接受信用帐户而不是现金)。
- 联系金融机构使用800数量的卡片确认适当的步骤争议费用当商人的费用无法解决/供应商。
- 书面通知金融机构后六十(60)天内计费周期的最后一天在这期间事务第一次出现在声明中。不这么做将导致接受交易。
- 应付帐款通知当争论任何事务。
主管的批准
持卡人和解P-Card语句后,声明和收据必须转发到持卡人的主管进行审核。行政管理人员和院长可能可以将这个任务委托给另一个员工不组织报告给持卡人。持卡人最终是和个人负责安全P-Card,调和费用及时、和报告可疑或欺诈活动,不论任何委托职责。
持卡人的主管将签署每个月P-Card表的最后一页,签名确认:
- 所有指控是适当的和在这一政策的条款OU AP&P # 1000采购和任何其他适用的部门或大学的政策。
- 有竞争力的价格报价发生购买所需的2500美元和5000美元之间OU AP&P # 1000采购,所有支持文档附加到持卡人的声明。
- 收入和支持文档连接所有费用,和/或合理的解释存在于那些丢失的收据。
- 费用授予或合同直接可分配的,允许每个奖项的赞助条款和条件。
如果P-Card拨款账户是最高峰,见下面的赠款资金手续。
监管者必须完成的文件转发给三十(30)天内应付账款的月底声明活动(如声明反映业务定于6月应付账款由7月的最后一个工作日)。
赠款资金手续
持卡人的P-Cards被指控直接拨款和/或合同必须:
- 作为P-card应用程序的一部分,持卡人必须评估并简要解释好处的赞助活动使用P-card和其他可用的采购程序。
- 提交部门批准P-Card应用研究办公室和non-grant基金用于转让收取费用不符合机构的指导方针。
- 熟悉机构指南(如OMB循环2 CFR 200,合同条款,预算指导方针,等等)。
- 每个月的15日,持卡人必须确保所有收取费用从默认帐号E095和默认分配基金到适当的帐户号码和基金数量通过SDG2或持卡人必须提交一个记账凭单研究办公室二十(20)天内收到月结单批准重新分配这些指控。
- 提供每月批准P-Card声明(与所有的发票和其他支持文档)来研究办公室二十(20)天内收到月结单。
- 研究室将转发批准声明应付账款发票后十五(15)天内从持卡人。
重复不合时宜的和解和费用分配可能导致P-Card特权的丧失。如果审计披露不分配费用,持卡人的特权可能暂停或永久撤销。
安全与内部控制
付款时间和历史的P-Card不会影响持卡人的个人信用评级。然而,持卡人负责P-Card适当使用,它必须保持他/她的直接控制之下。P-Card必须一直保持在一个安全的地方。在购物时,持卡人必须采取预防措施来保护P-Card号码。之前的销售收据必须验证准确性签字和碳必须被摧毁。
进一步的安全,每个P-Card将每月最大交易限额为5000美元,最大信用额度为10000美元,与用户部门拥有的选项设置交易限额根据部门的需求降低。没有持卡人将允许更高的交易限制,除非授权的副总裁助理/控制器;没有持卡人每月将允许更高的信用额度,除非用户从他们的直接主管部门获得批准,应付账款的经理。
交易超过5000美元将拒绝在销售点。不要拆分交易来规避这个要求或需要阿宝和招标要求。
不P-Card数字存储在您使用P-Card任何供应商的网站。
丢失或被盗P-CARD
发现他/她的P-Card遗失或遭窃,是持卡人的责任首先立即通知金融机构。联系信息的金融机构可以找到应付账款的网站。通知金融机构后,持卡人也必须通知应付账款(payables@www.zhongqiwg.com)。
大学如果P-Card被盗的财产,持卡人负责通知大学警察局(分机3000)。
一旦金融机构通知P-Card丢失或被盗,账户将被确认为这样和一个新的P-Card(新卡号)将发布。用户部门将负责所有事务发生P-Card和必须与金融机构的欺诈部门未经授权的费用是否可以删除。
一旦卡被再版,请联系应付账款重新访问SDG2网站能够继续E095分配所有事务。
额外的信息
关于P-Card程序的额外信息可以发现的常见问题部分应付账款的网站。
联系信息
任何问题关于这个项目可以定向到应付账款4395分机或payables@www.zhongqiwg.com。
任何校园P-Card相关邮件程序必须被发送到:
应付账款管理
121 b西范登堡大厅
如果一个部门收到新的或再版P-Card直接应付账款必须立即通知。 |
