程序:
每日现金收入存款:现金、支票、银行卡收据收到任何部门和大学总计超过100美元必须存入完整的每日收银员的办公室。如果收入总额不到100美元,他们必须把完整的出纳办公室之日起三个工作日内收到。存款要手交付;没有现金,支票或银行卡收入通过跨部门邮件路由。现金收入不用于零用现金支出或现金支票。
异常大量现金,或者当一个部门决定更需要安全存在相对于一个特定的存款,奥克兰大学警察局(OUPD)联系。万博ManBetX登录一个可用的警察将护送员工分配存款给收银员的办公室。然而,警察不会采取物理拥有任何存款或负责实际交付或存款。
检查收到:检查应支付给奥克兰大学;万博ManBetX登录支票抬头奥克兰大学以外的个人或一个组织应该支持由收款人支付奥克兰大学的顺序。万博ManBetX登录所有的检查都应该支持立即收到背书印章可以从收银员的办公室。如果没有背书印章,背书,这应该是打字的,应该读“存款帐户的奥克兰大学<部门名称>”。万博ManBetX登录Traveler’s checks, cashier’s checks, and money orders should be treated as regular checks.
银行卡处理:部门希望接受银联付款购买,安装,所有必需的设备。部门也同意支付的费用(折扣费用)收取的银行接受银联的能力。部门将收取费用按照当前大学银行合同折扣费用是基于一个特定的处理方法(卡/面对面,电话授权允许,等等)。未能处理银行卡交易按照约定建立可能导致银行收取费用的增加。折扣费用收取的部门每月凭证》杂志上。商人数字和/或银行卡处理信息可以通过联系获得金融援助的管理会计与出纳的办公室。看到OU AP&P # 212银行卡信息安全需求(等待),所需的指导方针。
安全的现金收据:这是部门的责任,以确保现金收入的安全性。现金收入必须维护在一个锁着的,安全的地方。信息类型的存款袋、海豹、存款箱和抽屉可以在目录中找到我们的首选供应商。在安全措施方面提供帮助,请联系学生业务服务的经理。
如果现金收入发现缺失或丢失,有责任的部门报告OUPD立即和内部审计部门。
禁止单独的银行账户:所有大学资金必须通过收银员沉积的办公室。没有官方或半官方的部门或活动是允许在任何情况下保持独立的银行账户。沉淀通过收银员的办公室需要提供足够的控制处理的现金和大学允许最大的灵活性在匹配的现金支出和收入。
个人存款:收银员的办公室会给储户计算机生成的收据和存款单的副本收据号码印在底部。副本的矿床的分布形式将如下:
- 白色——保留收银员的办公室。
- 粉色——由出纳办公室保留如果银联是包含在存款,否则返回到沉淀。
- 黄色——保留存放部门的计算机生成的收据
原付款存款单申请流水号。
部门存款的下降:存款要手交付;没有现金,支票或银行卡收入通过跨部门邮件路由。部门储户谁得到特别许可才能减少存款必须在锁定存款袋或批准明显被拆封了的一次性袋子。负责部门购买的包在自己的成本。部门那些希望减少存款需要发送他们的书面请求,控制器的办公室进行审查。如果请求被批准,部门需要审查和签署部门存款下降认证(见附件一)和财政援助的经理会计和出纳的办公室。
存款下降将在一个工作日内处理,将出现在该基金的两个工作日内帐。部门不接受存款收据。负责部门审查他们的基金帐确认存款活动。
如果存款下降,国务院同意承担不符点处理存款时遇到收银员的办公室。收银员的办公室将通知部门发现的任何不符点。差异金额记录在支付存款凭条和现金,支票和银行卡收入统计的收银员将调整在支付存款凭条。部门不断出现付款存款单包含差异可能会失去下降存款的能力。
一式三份收据书:一式三份发票购买收银员办公室使用一个部门主管(IDC)由一个人负责签署帐户。IDC必须基金数量,书的数量(限于10),日期、部门名称和签名的人把书(可能是不同于人的签名授权IDC)。不允许学生员工为部门接书一式三份收据。部门需要返回所有先前购买的一式三份收据给收银员的办公室之前,他们将允许购买额外的书。
每六个月,后续通知将被发送到部门指示所有双方已签署的收据,还没有回来。报告和求职信将发送给部门负责人。如果没有收到响应从第一个通知,提醒人们注意将被发送到部门主管指出,如果没有收到一个响应,接下来的通知将复制到内部审计部门和部门的副总裁。如果没有应对第二次提醒,一封信将被发送到部门陈述两次后还没有收到任何回复,这封信和一份之前的所有通讯已被发送到内部审计部门和部门的副总裁。
现金收入和部门基金帐:现金收入的部门帐所示细节的支付方式(现金、支票、银行卡)和现金收据号码每一天。现金收据号码是位于DocRef分类帐事务领域。
准备存款形式:奥克兰万博ManBetX登录大学支付/存款收据形式(见附录B),一式三份,必须伴随所有存款给收银员的办公室。这种形式在大学可以购买打印店,应该填写如下:
- 日期:日期表明基金实际上是由部门接收。
- 收到:显示的名字汇出资金的个人或公司。如果有一个以上的汇款人,写名字的收据或附加一个单独的列表。
- 学生数量:如适用,显示。
- 沉积的:表明个人的名字带来的存款出纳的办公室。
- 部门名称:部门名称表明收到的资金,是沉淀收银员的办公室。
- 目的:确定存款的性质,例如,“机票收据”,“停车收入,很多# 7”、“pre-numbered收入203 - 237”,与尽可能多的细节等,需要存放部门备查。
- 而账户密码:钱可以存放不同的基金和账户清单在存款凭条。看到下面的特殊规则当沉淀成一般的基金。该基金数量和帐户代码必须为每个数量列出。对于所有收据,帐户代码中的第一个字符必须“X”,除非你使用的是:
- 1101年应收账款
- 1401年应收账款-拨款和合同收费
- 2016年销售应纳税额
- 2201年递延收入与Non-General基金基金
存款一般基金:部门可以存入一般基金基于以下规则:
- 存款一般基金开始与任何X 155 xx可以接受存款帐户。
- 存款到任何使用以下费用减轻普通基金帐户:
- X001费用减少
- X101费用治理设备
- X201 Abatement-Travel费用
- X301 Abatement-Telephone费用
- 存款一般基金10201 - 10206 X使用以下账户:
- X090其他/外部
- X110联邦贷款Adm成本回收
- X125 Fees-Application
- X128费用音乐
- X134 Fees-Course费用
- X137 Fees-Diploma补发
- X155 Fees-Graduation
- X158 Fees-Late处罚费用1.5%
- X161 Fees-NDSL贷款后期的指控
- X164 Fees-Orientation
- X167 Fees-Physical治疗实验室
- X170 Fees-Reapplication-Grad
- X173 Fees-Reapplication-Undergrad
- X188 Fees-Late注册费
- X200型Fees-Teacher Ed /研究生
- X203 Fees-Teacher Ed /本科生
- X206 Fees-Transcript
- X209间接成本回收
- X212国家拨款
- X215 Tuition-Fall
- X218 Tuition-Miscellaneous
- X221 Tuition-Spring
- X224 Tuition-Summer
- X227 Tuition-Winter
- 仅供部门存款:组成矿床的款项必须同意的总帐户代码部分。现金面额数量应该显示在适当的块。所有检查数量应该单独列出付款/存款收据或一篇总清单。
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