程序:
请求和零用现金基金的设立:
- 托管人和管理人的主管必须完成并提交“零用现金请求/还款协议”(“协议”)会计办公室。请求必须包含请求和部门需要一个零用现金基金的原因。
- 如果零用现金请求批准,会计办公室将联系托管人拾音器批准的协议。这种原始的形式带到出纳员的窗口,将提供现金托管人。
- 如果请求被拒绝,会计办公室将推荐的另一种手段使部门购买。
支付:
- 支出必须由原始发票,专门识别支持物品购买。当一个收据不是特定的,部门提供一个购买的完整描述的脸的支持文档。
- 任何单个交易的总额不得超过200美元。购买可能不是分裂为了绕过每个事务最高的200美元。
- 详细日志必须保持所有零用现金基金的支付和报销必须签署的个人日志。
- 基金不得用于向员工发放贷款;不得用于任何现金支票。
- 零用现金必须隔离从其他部门基金,即现金收入。
- 的总现金加上收入(支出)支持必须平等的进步。
- 所有有关零用现金凭证和记录必须保持在了七年。
补充:
主管部门可以补充他们的零用现金基金通过提交付款凭证(见OU AP&P # 1000采购政策)收银员的办公室。
终止零用现金基金:
- 如果一个部门今年零用现金基金的使用,他们必须通知会计办公室和存款的现金出纳的办公室。
- 如果监护人离开大学或转移到另一个部门,零用现金基金必须关闭通知会计办公室和存放的现金出纳的办公室。监护人的职责,他们的上级,以确保这种情况发生。最后占该基金的任何差异都可能被监护人的薪水的授权协议。
年度审计:
部门需要提交零用现金计算表,由托管人的主管,每年会计办公室。年度提交定于3月31日。此外,在这一年里,由会计部门将受到突然的审计办公室。 |
