程序:
答:一般
固定资产的财务报告，由项目管理办公室和财务总监办公室处理。收购和处置的资产标签管理和系统更新由项目管理办公室处理。折旧和其他资产负债表交易由主计长办公室处理。
联邦通函编号OMB 2 CFR 200，可于网页查阅:www.omb.gov，规定了统一的标准来管理由联邦政府拨款或协议授予的财产。大学会在适当情况下遵守这些政府标准。
所有转让、贷款、出售或以其他方式处置的大学财产，必须在状态发生变化之前通过PMO进行处理，无论其当前价值如何。OU ap&p# 365剩余财产处置处理不再被认为对责任部门有价值的财产。
b .购买
在取得财产时，各部门应遵守OU ap&p# 1000采购政策。购买物业应使用下列帐户代码:
- 满足当前资本化财产资本化阈值的项目将使用帐户代码S001到S027。价值低于资本化阈值的财产将记入账户代码S080。S079用于高风险的设备，如笔记本电脑，ipad和平板电脑。
- 作为先前购买的另一块财产的组成部分的财产将使用原始购买的帐户代码。
C.实物礼品(捐赠物品) 以赠与方式获得的、具有符合资本化财产定义的公允市场价值的财产，将被分配一个财产标签，并由项目管理办公室记录。接受赠与之日视为取得赠与之日。在学校固定资产记录中记录的收购金额是由适当的第三方证明的《实物捐赠审核表》上显示的公平市场价值。如果公平的市场价值没有得到验证，实物赠与将以1美元的价值记录。
捐赠物品必须通过发展和校友关系(DAR)处理，并且只有在实物捐赠委员会批准并符合以下规定后才能记录OU ap&p# 500礼物，承诺和赠款。
赠送的合订本、小册子、文件和其他藏品均由图书馆记录，不计入物业管理记录。
D.装配式性能
由大学部门制造的符合资本化财产资格的设备项目必须报告给PMO。向项目管理办公室报告的信息必须包括:
- 财产的价值;包括所有部件的成本，所有耗材和材料，人工成本，运费和保险。
如果制造由已在采购订单上购买的部件组成，则还应提供采购订单编号。
E.模块化家具
模块化家具，就其本质而言，被设计成可以在不同的配置和组合中使用，并且可以在以后重新配置。由于每个模块/件都可以使用或丢弃，并且按件跟踪是不合理的，因此模块化家具将被排除在资本化财产之外。
F.接收财产
一般来说，财产是通过中央收货部门接收的，除非有限制情况要求直接发送到责任部门。责任部门在收到该物业后，必须对该物业进行彻底检查，以确定该物业是否符合要求，且不存在隐蔽的损坏。如果货物不正确，应注意差异，并通知中央收货部和采购部。 G.大学库存财产的识别和标识
项目管理办公室将决定哪些项目符合列入大学清单的标准。至少，所有符合资本化财产标准的项目都将被盘点。诸如笔记本电脑、ipad、平板电脑和类似的便携式计算设备等物品必须编码为S079，并且不需要Property Tag。如果在对编号为设备(S001至S027)的采购进行审查后，项目管理办公室认为全部或部分采购成本应记录在不同的资产类别中(如建筑物改进)，则应通知会计部门。
所有库存财产被识别，标有大学财产标签，并在支付相关发票后记录在大学的固定资产数据库中。只要它在大学的保管或控制下，它就会保持这种身份。该标识只有在出售、报废或以其他方式处置时才能从财产上移除或抹去。如果Property标签丢失或被移除，则应联系PMO进行替换。 PMO负责启动University Property标签对资产的应用。此实物申请可委托给责任部门。
在征得项目管理办公室同意的情况下，责任部门可自行决定使用自己的编号系统和标签，仅用于标识其希望管理的低于资本化阈值的财产。这些项目通常不会报告给项目管理办公室，也不会记录在固定资产系统中。然而，对于大写财产，责任部门必须使用大学财产标签来代替或补充部门标签。使用院系标签并不否定大学是财产唯一所有人的规定。
H.租用或出租的财产
以租赁方式购买的财产，或其他分期付款方式购买的财产，应按总成本记录，并分配一个大学财产标签和编号。指定的标签和编号将用于在整个使用期间或最终购买时识别该物业。
一、高校财产的记录价值
PMO负责记录通过任何资金来源或作为礼物获得或获得的所有大学财产的价值。在记录财产价值时，包括以下内容:运费、关税、装配成本、运输保险成本、价值交易、处理和储存费用。下列项目不包括在该财产的价值中:培训、维护和保修合同费用。教育折扣从物业价值中扣除;但是，及时支付发票的折扣不是。
J.大学财产实物清单
在固定资产系统中确定为活动项目的所有大学财产的实物清查将每隔一年滚动完成，结果与大学的数据库记录相一致。盘点由责任部门实际执行，并通过验证项目管理办公室提供的盘点信息来完成。
虽然盘存任务本身由负责部门负责，但监督盘存的成功完成和保持大学记录准确性的责任则由项目管理办公室负责。当情况需要时，项目管理办公室可以要求进行特别审计以确认库存计数。
物理检查确定的数量与大学数据库中显示的数量之间的任何差异都必须进行调查，以确定差异的原因。短缺将根据本政策的“O”-“丢失、损坏、毁坏或被盗财产”条款处理。以前应该被记录为固定资产，但没有记录的财产将被添加到大学数据库中，并由项目管理办公室保留证明文件。
在完成实物清查后，项目管理办公室将准备一份书面总结报告和自我分析，并将报告分发给适当的内部控制组织。
K.大学闲置财产的释放
部门不再需要或不再使用的财产，应作为盈余发放给物业管理处，以供大学内部重新利用或处置(见下文)OU ap&p# 365剩余财产处置）.无限期地储存闲置财产不符合成本效益。它占用了宝贵的空间，有潜在的丢失或误用的风险，并且需要持续维护库存记录。这尤其适用于电子产品和危险废物，因为年龄的增加会使其过时，从而降低其价值，并可能增加处理成本。
L.私人物品
个人拥有的物品留在校园，并可能与大学财产混淆，应报告给PMO，并确定属于个人。个人物品如有遗失或损坏，大学概不负责;大学也不承保。看到风险管理/保险政策和程序。
M.将财产带离校园
偶尔，在履行工作职责时，教职员工可能需要在家中或其他校外地点使用大学财产。此类财产的使用必须事先获得部门主管或院长的书面批准，并使用PMO网站上提供的表格。笔记本电脑、ipad和类似的便携式计算设备不包括在这项要求之内。从校园搬离的大学财产必须仅用于学校的业务，并且必须在校外工作完成后立即归还其校园位置。通常情况下，办公家具是不能带出校园的。
看到风险管理/保险政策和程序有关校外使用物业的保险事宜。
N.离职员工相关财产
每个部门负责建立一个程序，以确保离职员工(员工或教师)妥善移交大学财产。员工必须将校内或校外的任何大学财产归还给自己的部门。唯一的例外是，该物品是用赞助赠款和合同的资金购买的，并且根据使用条款，该财产可以转让给另一个实体。这种例外情况需要得到研究室、项目管理办公室和与责任部门有关的副总裁的同意。
O.财产丢失、损坏、毁坏或被盗
部门必须有适当的保障措施，以防止财产丢失、损坏、毁坏或被盗。如果发生此类事件，责任部门有责任填写财产释放表并通知项目管理办公室。
如果损坏的财产不打算维修，责任部门仍在使用，则必须将其发送给项目管理办公室，并与财产释放表一起记录。
被盗或任何财产丢失也应立即报告给奥克兰大学警察局和风险管理部门。万博ManBetX登录
钥匙控制是防止校园财产被盗的一个重要因素。看到OU ap&p# 350键控制获取更多信息。
P.政府资助物业
鉴于大学经常使用联邦资金购买的设备，因此需要遵守管理和预算办公室(OMB)第2号通知(CFR 200)，联邦采购条例(FAR)第45部分以及特定赠款协议中规定的所有机构法规。
具体来说，这些要求适用于有效的物业管理计划，以确保昂贵的研究物业得到充分利用，并避免不必要的额外购买物业。
由于各机构管理政府资助财产的规章制度存在差异，需要强调的是，在启动以下流程之前，首席调查员和研究室工作人员必须熟悉具体的合同要求:(1)收购，(2)拆分，(3)处置，(4)保管，(5)所有权归属，以及(6)问责制。
1.设备筛选与采购
在购买房产之前，应仔细筛选当前大学房产清单，以确保该房产是需要的，并且该需求不能被大学已经拥有的房产所满足。
在发布采购订单之前，将对联邦政府资助的财产的申请进行筛选，以避免重复和不必要的财产购买。完成筛选要求的指引及责任如下:
估价为$5,000至$9,999的物业将由有关部门或单位进行甄别，而甄别仅限于该部门或单位所保管的同类物业。项目管理办公室可协助确定这类财产。
单位价值$10,000或以上的物业将由部门和项目管理办公室共同进行筛选，并由负责部门启动程序。该筛选将包括由大学保管的同类财产的总池。
2.政府所有财产的鉴定
各责任部门负责在收到政府所有财产后立即识别、标记和记录。PMO将提供附属于该物业的标签。只要该财产仍在大学的保管、占有或控制下，该财产就保持如此标识。
此外，所有联邦政府拥有的财产将被PMO标记为“美国政府财产”。如果由于物品的大小或性质而禁止标记，物品仍将被分配一个标记号并记录在固定资产数据库中。一个模块单元的重要组件应该单独标记。
3.根据赠与和合同取得的财产
使用合同或赠款资金取得但立即归学校所有的财产，应在固定资产系统中以合同或赠款编号进行标识。确定这些项目为合同或赠款财产是研究办公室和项目管理办公室的责任。这些物品与大学物业管理库存系统中的所有其他大学物业混合在一起。
在赠款或合同期间，首席调查员(P.I.)确定所获得财产的使用，确保其符合合同并仅用于其设计目的。将审查当前的需求，以便确定多余的项目并向研究办公室报告。联邦机构保留界定政府所有财产的使用和转移状态的权力。
在赠款或合同结束时，该财产的所有权仍属于联邦机构，研究办公室必须向该机构申请处置指示。处置指示将指示大学是否免除进一步的责任，如果财产被归还给代理机构，或者指定将其出售并将部分收益归还给代理机构。必须将由此产生的指令通知项目管理办公室，并负责记录此类财产的处置或转让。
通过赠款或合同获得的资本化财产的报告可在临时基础上从项目管理办公室获得-基于固定资产记录中的正确编码。
4.记录
在Banner的固定资产模块中保存与物业相关的电子数据记录，以便建立控制和验证状态。PMO负责这些更新的数据输入，并将在“title - to”数据字段中使用联邦政府的代码标记政府拥有的项目。如有可能，资产记录应包括(1)制造商、型号和序列号;(2)取得日期和成本;(3)计量单位和地点;(4)最近活动的日期。
保留与物业有关的备份文件是与购置物业的特定步骤相关的每个部门的责任-责任部门，采购部，应付帐款和物业管理。研究室负责就这类文件与政府机构进行交流。
5.维护、关怀和责任
私家侦探有责任确保政府所有财产由合格人员维护和维修，并在此类行为发生时保存适当的文件。私家侦探还对因任何原因被视为失踪的财产负责。
6.政府物业申报
某些联邦资助机构依赖大学(作为承包商)关于政府拥有财产的价值和大学持有的物品数量的报告。报告通常是根据每个供资机构(如国防部、国立卫生研究院)的具体需要完成的。
研究室负责提交符合FAR条例和补编的此类报告。项目管理办公室应支持这一过程，每年实地核实财产状况，并根据需要提供固定资产系统的特别报告。
7.分包商控制
大学作为主承包商，对资助机构授予或提供的所有财产负责。因此，分包商对其控制下的财产向总承包商负责。研究办公室应确保大学签订的联邦财产可能在分包商控制下的每一份分包合同都必须包含有关财产的照料、保管和使用责任的具体条款。
8.与国有财产有关的评估和审计
大学将确保其物业管理系统的有效性，并定期进行内部审查和审计。此类自我评估应由研究室和项目管理办公室以外的客观方进行。有关政府所有财产的审查/审计结果应予以保留，供政府审查之用。
如果一个认可的机构，如海军研究办公室，就审计政府拥有的财产与大学联系，研究办公室将作为与该机构的主要接口。项目管理办公室将参与并提供支持。
9.合约物业清仓
研究室应对每一份合同进行审查，以确定对其负责的财产，并将清单与固定资产系统记录进行核对。最终财产报告应由研究办公室根据合同准则准备，并提交给适当的机构。作为最终财产报告的一部分，应要求政府所有财产的处置方向-包括，如果符合大学的最佳利益，将所有权转让给大学。
如政府指定将一份已完成的合约的物业转让给另一份有效的合约，或将产权转让给大学，研究处应通知物业管理处。任何与财产有关的问题或差异必须在合同结束前解决。
10.财务会计-折旧和使用费
根据适用的联邦法规，即使所有权属于大学，也不能对用联邦资金获得的部分财产收取折旧的间接成本费用。此外，大学财务报表不应包括联邦机构财产的折旧费用。财务主任办公室将与项目管理办公室和研究办公室合作，确保遵守这一计算，并确保大学的固定资产记录表明资金来源。
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