程序:
一般要求
资格
大学报销教师，员工和其他人因代表大学批准旅行而发生的合理和必要的费用。配偶和其他非商务客人的差旅费将不由大学支付。
大学报销只有在没有，也不会从任何其他来源支付的情况下才允许。所有必要的、合理的差旅费用，只要有商业目的证明，且在政策限制范围内，均可报销。
由于大学遵循美国国税局规定的负责任计划规则，只有在规定的截止日期前提交的完整文件的差旅费用才会得到报销。
法律要求
大学的旅行报销政策旨在符合美国国税局的规定，GSA的指导方针，美国公民和移民服务的规定，以及美国和外国之间的税收条约。进一步的资料可向应付帐款经理索取。
旅行授权
一般情况下，旅行者需要事先获得主管的批准才能出差。主管和/或部门应:
- 建立部门旅行的预先批准流程
- 确保所有旅客都了解大学的政策
- 确保差旅费用符合学校政策
报销费用时，不需要在工商业污水附加费上附上旅行授权书。
奖助金
由补助金或合约资助的旅费，将按补助金/合约条款或本保单条款中较低者获发还。研究室必须批准所有用于资助资金的旅费报销。 由补助金或合同资助的旅行必须遵守补助金或合同的条款和本政策的要求，以更严格的为准。
一般信息
大学只会报销旅行者在完成商务目的的最短时间内发生的费用，通常不超过活动前一天和/或活动后一天。如果商务旅行因假期或其他个人活动而延长，旅行者应在旅行前获得主管的批准，并提供在计划旅行时从多家航空公司旅游网站打印的合理机票或其他成本比较。如有需要，请参阅应付帐款网站了解有关此主题的进一步详细信息。
为了控制成本，旅行者应尽可能提前购买经济舱机票，并以单一标准价格或通过会议提供的折扣预订酒店房间。
只有当物流不允许使用出租车或其他公共交通工具，或者有特定的、预先批准的商业理由可以租赁车辆时，才允许租赁车辆。有关更多信息，请参阅本政策的租赁车辆部分。
与上述一般信息的偏差将需要预先批准和成本比较，以证明标准安排与实际安排之间的差异。将为最具成本效益的安排提供费用报销，这可能与实际费用不同。
任何超过$50的费用都需要原始收据，除非该费用已包含在每日费用中。
风险管理
该大学的风险管理办公室在他们的网站和网站上提供广泛的旅游相关信息OU AP&P #1050风险管理/保险．每个大学旅行者或旅行者的大学赞助商有责任审查和熟悉风险管理资源中详细的程序和要求，并在旅行开始前采取适当的行动。
特别是，请回顾以下主题关于风险管理网站和OU AP&P #1050风险管理/保险：
- 国外旅行:奥克兰大学为在海外旅行的教职员工和学生提供保险，无论是奥克兰大学的业务，还是作为海外学习课程或项目的一部分。万博ManBetX登录所有旅客必须在出发前15天通过风险管理网站在线登记。如果在国外租赁车辆，必须在租赁时购买当地保险。如果你不购买当地保险，大多数国家都会处以罚款或监禁。
- 国内旅行:大学为在国内出差的教职员工提供保险。保险范围只提供大学租用/自备车辆。大学不承保员工车辆的物理损坏或损失，任何索赔必须直接向员工的个人保险公司提出。
- 疾病、受伤、事故和其他紧急情况:如果您在旅行中有任何紧急情况，请查阅网站和/或联系风险管理。所有因使用车辆执行大学公务而发生的事故/意外，应立即报告给风险管理部门。
运输
机票
所有航空公司和其他普通航空公司的大学官方旅行预订必须通过最低成本的安排，由旅客自行决定。应尽早购票以获得最低票价。报销时须附上一份航班行程单副本。
购买旅行取消保险和航空公司行李费是可以报销的。航空俱乐部会费或费用不予报销。
未用完的机票须经主管批准后方可报销。必须在工商业污水附加费上注明有关补偿的理由。
私人车辆使用发还款项
大学将为使用个人车辆进行批准旅行的员工报销里程，由国税局确定的标准里程率，见www.irs.gov，但受以下限制。
里程费率旨在涵盖所有校外商务用车费用，包括磨损、保险和燃料。大学员工、学生和志愿者驾驶自己的私人车辆执行大学公务时必须购买足够的个人汽车保险。大学不赔偿员工车辆的物理损坏或损失;任何索赔都必须直接向员工的个人保险公司提出。
根据美国国税局的要求，该大学将报销员工从家到办公室的正常通勤之外的实际驾驶里程。计划在校外教学，同时也被要求当天在主校区的教职人员可能有权按大学标准费率报销里程。除了这种情况，教学里程被认为是通勤，不会报销。关于这个主题的更多细节，请参考当前的教师合同。在应付账款网站上有更多关于里程报销的详细信息:OU旅行里程，其中包括说明政策要求的场景。
使用个人车辆代替航空运输的报销一般限于长途汽车票价加上相关费用(如往返机场的里程、停车和目的地所需的任何班车)与里程报销(包括任何停车费或过路费)之间的较低者。 开车到附近的目的地进行大学业务可能是有利的。租一辆车也可能比开私家车更有成本优势。为了协助决策过程并减少审批的行政要求，在决定开车/租飞机还是坐飞机时，请采用以下方法。
- 如果目的地是在密歇根州的任何地方，这是旅行者的选择。
- 如果目的地距离校园350英里以内，这是旅行者的选择。
- 在某些情况下，在这个距离内，根据旅行时间的长短，租一辆车可能比寻求使用个人车辆或飞往目的地的里程报销更具有成本优势。旅行者有责任在合理的差价范围内选择最具成本效益的选择。
如果需要，在应付账款网站上找到的开车/坐飞机/租比较工作表，以及其他细节，可以用来帮助做出这一决定。
如果有特殊情况，要求使用租赁车辆或个人车辆进行超过350英里半径(总行程700英里)的旅行，而不是通过航空公司旅行，旅行者应征得其主管的旅行前批准，并在旅行计划时提供一份从多家航空公司旅行网站打印的合理机票成本比较，最好尽早获得最低价格。 在所有租赁情况下，本政策的租赁车辆部分中讨论的要求将适用。 虽然有些人可能会发现使用MapQuest或其他类似资源来标记他们的里程是有帮助的，但这将不是TES所要求的支持里程报销的文件。但是，如果所要求的里程有任何违规情况，旅客必须在TES的评论部分提供解释。 学期里程和/或本地校外里程应按以下严格执行的截止日期每学期提交一次报销:
- 冬季学期6月30日到期
- 夏季学期里程截止日期为10月31日
- 秋季学期里程截止日期为2月28日
租赁车辆
只有在较为经济或业务需要而非为个人方便时，才会批准使用租赁车辆。尽可能使用公共交通工具和/或公共交通工具代替租赁车辆。
如果部门不确定是否可以批准租赁车辆，应在旅行前联系应付账款经理。请参阅下面的“汽车服务，出租车和班车”部分提供关于租赁和班车服务的进一步信息。
租用车辆的业务用途说明必须附在附加费上。
参考应付帐款网站上的任何大学汽车租赁计划。
租车费用将只报销到最低的中型车费率。租金和汽油费都可以报销。旅行者在选择租车公司的加油方案之前，必须评估租车公司的加油价格是否比当地加油站的价格更划算。如果没有有效的预先批准的业务目的，车辆租赁机构提供的服务(如GPS设备)的可选费用将不予报销。
为支付租车费用，旅客可以:
当保险选择不被接受时，赞助旅行的大学部门将负责免赔额。有关租赁车辆保险的问题，请联系风险管理部门。 风险管理办公室建议旅行者在租车时购买汽车租赁保险。当保险选择不被接受时，赞助旅行的大学部门将负责免赔额。
如果员工事先获准驾驶私人车辆，然后选择使用以自己名义租用的车辆，则该员工将获得里程或租赁车辆及相关费用的较低者的补偿。
汽车服务，出租车和班车
要求员工使用最具成本效益的地面运输方式。在许多目的地，机场接送服务通常是低成本或免费的，但如果没有这种类型的服务，大学将报销员工往返机场的汽车服务或出租车的实际费用，以及与大学业务有关的旅行费用。这些服务的小费不应超过标准的大学小费准则应付账款的网站。乘坐出租车往返于晚餐或其他个人行程是不报销的。
如果在大学公务期间租用车辆供个人使用，因此避免使用地面交通工具，您可能会获得所使用服务的较低成本的报销，或该地点可用于报销地面旅行的最低成本公共交通的估算成本。 从市区出发前往当地机场的汽车服务是不报销的，被视为个人选择。但是，如果您使用汽车服务而不是开车前往机场，您可能会获得所使用服务的较低成本或净里程和停车的估算成本的报销(请参阅应付帐款网站了解当前停车费率限制)。
租船服务
在某些情况下允许包机。看到OU AP&P #1270商务旅行使用飞机获取更多信息。
收费及停车费
大学将报销员工的实际费用的通行费和停车费与批准使用的个人车辆或租赁车辆相结合。
其他交通方式
火车票价或其他这种公共运输服务将按这种运输的最低长途汽车费率偿还。
餐
每日膳食及杂费(M&IE)
大学将根据GSA确定的每日费用报销差旅M&IE费用。的GSA查找为M&IE分为三类:
- 美国大陆(CONUS)
- 美国大陆以外(OCONUS)，包括夏威夷、阿拉斯加和美国领土按地点划分的外国每日生活费
- 外国按地点划分的外国每日费用
旅行者将使用旅行日期的M&IE费率作为在特定旅行地点的餐费和杂费报销。此外，大学将遵守以下GSA公约:
- 使用M&IE费率时不需要餐食收据。
- 附带费用包括在M&IE费率内，不会单独报销
- 在旅客参加的会议或其他活动中提供的餐食将不包括在每日膳食报销中GSA个人餐量
- 旅行的第一天和最后一天将按M&IE费率的75%报销;两天的旅行按每天75%的比例报销
为了报销餐费，需要通宵旅行。
餐费高于每日津贴
超过GSA M&IE费率的餐费不予报销。
举办
当旅行者为大学客人举办一顿饭，这顿饭的报销要求将符合OU AP&P #208商务餐费和招待费．主办膳食将不包括在每日膳食计算中，也不受M&IE费率的影响。
住宿
大学将报销员工单价或会议价住宿的实际费用(仅限房费和适用的税费)。员工必须提交一份原始的酒店收据与TES。收据上必须显示欠款为零的分项收费;帐卡结算单不接受。
大学将不偿还私人住宅的租金。进一步的说明可以在应付账款网站上找到。
与其他旅行者共享房间
当两个或两个以上的旅行者共用一个房间时，只有一个旅行者应在他或她的TES中报销住宿费用。旅行者应在每次TES上提供安排的解释。 与非员工合住房间
当旅行者与其他非大学员工共享住宿设施时，旅行者将仅按单人入住房费报销。
其他费用
会议费用
根据本政策，参加与参与者在大学的就业职位有关的会议的旅行者将获得报销相关的差旅费用。大学将报销员工开会的实际费用，或按部门或合同规定的差旅津贴报销。
会议费用可通过P-Card或付款凭证(“PV”)直接提前支付给供应商，也可由旅行者支付，随后由其报销。旅行者要报销会议费用，必须填写TES，并附上原始收据和会议手册。该文件应包括业务目的、日期和时间、活动地点以及是否包括膳食(有时被称为“简要介绍”或“摘要议程”)。不需要完整的会议程序。
网络费用
出差时使用的互联网接入费用将得到报销。
个人支出
大学只报销旅行者与大学业务相关的费用。如干洗、服装、娱乐、药店物品或任何其他与旅行商业目的无关的费用将不予报销。(有关洗衣的更多细节，请参阅“国外旅行”部分)。
预计旅行行程将严格按照旅行的业务需求进行规划。当旅行包括家庭成员或其他非雇员时，与旅行个人部分有关的所有费用必须排除在报销申请中。 销售税
该大学免除密歇根州的销售税，并可能有资格在其他州获得免税。旅行者应携带一本OU免税状态信并在旅行时展示它。除密歇根免税外，有关免税的信息可在助理副总裁和财务总监网站的税务合规部分．
国外旅行
餐费和杂费
大学将根据美国国务院在旅行期间有效的外国旅游评估费率报销外国旅游评估费用。M&IE比率可在美国国务院的网站。不需要餐费和杂费收据。
住宿
对于国外旅行，旅行者将按美国国务院每日住宿费率报销实际住宿费。需要详细的收据。
洗衣
超过7(7)天的出国旅行将报销洗衣和干洗费用。
收据
住宿、交通、会议费用和其他超过50美元的业务费用的详细收据。
外汇货币成本
如外币兑换费用有证明，学校将予以报销。旅行者必须提交美元报销申请，不包括其他货币。
大学嘉宾
前往大学或代表大学的客人须遵守大学的“负责任计划”。任何超出“责任计划”规定所允许的或没有原始收据的差旅费用支付或报销均为客人的应税收入。
根据访问的商业目的和进入美国的签证类型，大学的外国游客可能有资格报销旅行费用。大学需要签证的副本，国土安全部的表格I-94，到达/离开记录(对于持签证的非移民游客)，以及护照来验证TES索赔。为了避免问题，在旅行者进入美国之前，与应付账款经理一起审查预期外国游客旅行费用的细节 员工招聘 未来员工及其家人的旅行必须得到有关招聘部门的批准，才能获得报销。在招聘过程中发生的交通、酒店和餐饮等授权旅行费用的报销对未来的员工不征税。未来的员工不包括在大学旅行保险。一旦录用通知被接受，差旅费用被视为“搬家费用”保单257搬家费用)。在“流动状态”期间的旅行费用必须符合大学的旅行政策。
付款
采购卡
大学p卡可用于支付旅行的各个方面除了餐费和杂费．旅行费用可以用p卡预付，也可以在旅行途中用p卡支付。经常旅行的人应在与部门领导讨论需要后考虑申请p卡。
看到OU AP&P #1020采购卡而且OU ap&p1000采购获取更多信息。
通过付款凭证提前付款
旅行费用应尽可能用p卡支付。如果p -卡无法使用，则在旅行日期之前支付的旅行费用可以使用PV直接支付给供应商，或者由旅行者从个人资金中预付，并在旅行返回后在TES中报销。报销时须提供开支的分项收据正本。大学p卡应尽可能使用，而不是使用个人资金支付差旅费用，但由M&IE报销的个人膳食除外。
旅行之前
员工可以为运动队，学生团体或国外旅行申请旅行预支，以支付有资格报销但不能合理地从大学p卡中收取或通过其他标准支付方式支付的费用。
不允许预支国内旅行费用，包括预付M&IE费用。
预付款不能在旅行前7天以上发放，且不得超过旅行期间预计发生的可报销费用。最低预付金额为250美元。超过1000美元的预支将需要应付账款经理的批准。
当旅行被取消或推迟时，员工必须立即偿还旅行预支款，并且员工不得使用预支款支付重新安排的旅行。如果行程改期，将出具新的预支单。
旅行提前接受和还款协议
要求预支的员工必须签署一份旅行预支接受和还款协议。这是一份正式的协议，记录了员工对大学的个人责任，并授权大学扣除在规定的截止日期前未计入的任何资金。员工可以从应付账款处获得一份旅行预付款接受和还款协议。
大学将不会向在之前的旅行中有杰出预付款的员工发放预付款。
不遵守Travel Advance程序和截止日期的员工可能会失去其Travel Advance特权。应付账款经理决定预支旅费的资格。
获得预付款:
员工的主管或指定人员必须在出发前至少4(4)个工作日向advance@www.zhongqiwg.com和cashiers@www.zhongqiwg.com发送授权预支的电子邮件。电子邮件的主题必须包括旅行者的名字，电子邮件必须包含以下信息:
- 旅行者姓名
- 旅游目的地及目的
- 旅行日期
- 收取的款项
- 预支金额
- 预支预算细目
- 解释为什么不能通过大学批准的其他方法支付费用
一旦主管批准了预付款，并且应付账款已确认批准，旅行者必须完成一份旅行预付款接受和还款协议。(请参阅应付帐款网站，以了解此过程的进一步细节)。旅行者和应付账款必须在旅行者将其提交给大学出纳办公室以接收所要求的资金之前完成表格。
只有员工可以申请旅行预支。如果学生或团队旅行需要预支款项，雇员必须要求预支款项，雇员有责任偿还并在工商业附加费上妥善核算相关费用。
偿还预付款
为计算预支费用，旅行者应在旅行返回后15(15)天内向主管或部门提交完整的TES。如果预付金额超过TES金额，旅行者必须在返回后15(15)天内在大学出纳办公室支付差额。
未能在这一截止日期前完成，可能会导致工资扣除全部金额的预付款。
报销
差旅费用汇总(TES)
TES是对旅行费用的完整的分项核算。如果大学的资金用于支付旅行活动的任何部分，旅行者必须完成TES，无论是否欠旅行者报销。旅行者必须按照部门程序向其主管或部门提交完整的TES，以便在旅行结束后60(60)个日历天内获得批准并提交给a /P。
未能在规定的最后期限内完成任务，可能导致旅费报销成为旅行者的应税收入。
旅行者的主管或上级机构必须批准TES和任何其他与旅行相关的付款。在任何情况下，下级都不得批准上级报销差旅费用。旅行者的主管或授权的基金签署人均不得授权批准旅行者报销TES的责任。
通过签署TES，审批人确认所要求的报销符合大学的差旅政策，TES恰当地反映了与差旅相关的所有费用，并且所有所需的支持文件都附在TES上。一个完整的TES将包括以下所有:
- 由旅行者、旅行者的主管和授权的资金签署人(如果主管不是授权的资金签署人)签署并注明日期的完整的TES电子表格
- 任何提前付款文件的副本，如PV和相关的备份
- 用大学p卡支付的任何费用收据的复印件
- 住宿费、交通费和会议费的原始分项收据
- 其他超过50美元的旅行相关费用的原始分项收据
- 会议或会议议程:包括业务目的、日期和时间、活动地点以及是否包括膳食(有时称为“概要议程”或“概要议程”)。不需要完整的会议程序。
- 租车业务用途说明(如有)
- 填写并批准的PV表格(如适用)和/或与招待有关的分项餐食收据(包括任何信用卡汇总收据和显示餐食的详细收据)。
如果使用p卡，但没有提供详细的收据，大学可能会向持卡人收取费用。
报销只会以直接存款的方式支付给员工。如果发现员工没有通过直接存款从应付账款中获得偿付，偿付将被保留，直到他们建立。
TES和相关说明可在应付账款网站上找到。
联系信息
有关本政策的任何问题，请致电4395或payables@www.zhongqiwg.com与应付账款部联系。
TES表格可通过校园邮件发送至:
应付账款
西范登堡大厅121B |
