1000采购政策- OU管理政策和程序-奥克兰大学万博ManBetX登录

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主题:

采购

数量:

1000

授权机构:

战略委员会

负责办公室:

负责财务和行政的副总裁

发行日期:

2009年7月

最后更新:

2012年1月

理由是:为奥克兰大学(“大学”)社区的商品和服务采购提供结构和指导，并为大学资金对此类采购活动的承诺提供内部控制程序万博ManBetX登录

政策:通过大学基金承诺采购商品或服务可通过六种方式进行交易:

购货卡(“p卡”)
小批量采购订单(“SOP”)
直接购买
报销
采购申请单/采购订单
首选供应商

所有采购交易必须符合本政策的辅助程序和要求。不得为规避本政策的要求而对采购进行分割。

每个大学部门和员工都负责确保采购支持部门和大学的使命。各部门必须确保采购在财政上是负责任的，在预算或资金限制范围内，并遵守所有其他政策和程序以及适用的法律法规。雇员有责任通过验证基金签署授权、承诺授权和订约授权(定义如下)来确认其采购权限。

范围和适用性:大学所有部门和员工在使用大学资金代表大学进行购买时必须遵守这一政策。

定义:

账户号码:会计科目:用于表明支出类型的会计名称

买家:采购部门代表大学采购商品和服务的工作人员。

权威的承诺:承付授权以采购交易的金额为基础。所有采购方法都必须得到被授权承担全部金额的职位人员的批准。此外，必须有足够的资金来支付购买费用。要按职位确定你的承诺权限，请回顾展示1承诺的权威。

合同:一份由学校和外部机构签订的正式协议。

承包机构:只有特定的员工被授权代表大学签署特定类型的合同。订约授权以书面形式授予，订约授权的记录由法律事务厅保存。有关更多信息，请参见OU AP&P #410合同和就业承诺授权．

直接购买:用于可以直接从发票支付而不是通过PO、SOP或P-Card购买的项目的一种购买方法。

执行官:总统或副总统。

基金号:用于表明采购/采购资金来源的会计名称。

基金签署机构:每份付款授权书必须由获授权的基金签署人签署。各部门必须通过填写签名卡并将这些签名卡提交给应付账款部门来授权签名者。有关更多信息，请参见OU AP&P #200授权签署人．

酬金:荣誉酬金通常只支付给讨论学术作品的杰出学者，这些学者不收取任何费用。万博ManBetX手机登陆万博manbetx体育投注如果表演者/演讲者要求支付费用，则该费用不属于酬金，应通过付款凭证或采购订单进行支付。酬金的支付由大学自行决定，其价值与服务的表现无关。

独立承建商:美国国税局认为大多数从大学获得补偿的个人是雇员，并要求他们通过工资表支付。为大学工作的个人如果符合某些标准，可被视为IC(即通过应付账款支付)。要确定一个人是否属于IC身份，请填写“雇员vs.独立承包商分类清单”OU AP&P #262税收分类:独立承包商与雇员．

付款凭证(PV):处理直接采购、采购订单、补偿和酬金付款所需的最终表格。

首选提供商协议:采购部门或教育合作社为各部门使用的最佳价值和价格而商定的协议。在某些情况下，这些协议有可供选择的付款方式//www.zhongqiwg.com/purchasing/网站获取更多信息。

专业服务:专业服务是指由IC或以提供此类服务为职业的顾问执行的罕见的、技术性的或独特的功能。专业服务合同可以与合伙企业、商号、公司或个人签订。

采购订单(PO):由采购部门签发给供应商的合同，承诺大学采购商品或服务。采购订单是采购每笔交易超过5000美元的商品和服务的主要方法，也是采购SOP、P-Card或PV要求中不包括的低于5000美元的商品和服务的主要方法。

采购订单调整(POA):由发件部门发起并发送给采购部对现有订单进行更改的文件。

采购申请单(PR):采购部门授权采购部门采购货物或服务的文件。授权PR的人员必须具有适当的承诺授权和基金签署授权。

购买卡(p卡):大学信用卡，用于购买商品和服务，交易金额为5,000美元或以下。限制适用。看到OU AP&P #1020购买卡程序．

经常性付款凭证:允许应付账款部门建立发票的自动月付款，例如租赁付款。所有租赁或其他融资安排必须得到库务管理办公室的批准。

报销:一种向员工偿还必要的自付支出的方法，金额不超过500美元。

小批量采购订单(SOP):一种商品和服务的采购方法，交易金额为5,000美元或以下，但须遵守本政策“小额订单采购”部分所述的限制展览3、有特殊付款要求的商品和服务。标准操作规程记录在预先编号的表格上，可通过采购部获得。

大学基金:可用于大学任何基金集团支出的资金，或大学在其银行账户中持有的资金。

大学采购部(采购):负责采购商品和服务的大学部门。采购部门负责处理采购过程的所有方面，包括查明和发展来源;协助部门制定规范;招标、报价、建议书;合同谈判;与供应商互动。

程序:

可用的采购方式

附表2根据采购金额和类型概述采购的基本步骤。图表是一个指导方针;务必在购买前阅读所有相关政策章节。

1.P-Card -最高5000美元

P-Card计划使员工能够进行类似于SOP所允许的小额美元采购。该计划旨在通过减少部门零用现金、个人资金和大学支出SOP的使用，使采购更容易和更方便，并且是购买5000美元或以下物品的首选方法，除非政策禁止。指OU AP&P #1020购买卡程序查阅P-Card的使用资料。

看到展览3，货物和服务的特殊采购要求表。

2.SOP -最高$5,000

小额订单采购程序旨在允许部门直接从供应商处获得货物和某些服务，而总额不超过5,000元(不包括运费)，特别是供应商不接受P-Card。使用SOP的采购完全由发件部门处理。

所有货物的总成本必须列在一张发票上。如果有运输费用，供应商同意预付这些费用，并将其包括在发票总额中，因此大学将不会从货运公司收到单独的发票。基金签署授权必须在应付账款中存档。

看到展览3，货物和服务的特殊采购要求表。

3.直接购买

部门可在没有订购单或标准作业指导书的情况下采购某些服务，最高可达5,000元。有关允许超过5,000美元的直接购买，请参见展览3，货物和服务的特殊采购要求表。

直接付款购买使用PV支付。IC、顾问或表演者的原始合同和协议应附在PV上。有特殊要求的商品和服务，请参见展览3，货物和服务的特殊采购要求表。

4.报销

为支付大学义务和部门零用现金采购而支付的500美元或以下的自付员工支出的报销(见OU AP&P #266零用现金基金)在PV上进行处理。任何个人交易的总金额不得超过500美元(零用现金200美元)。为了规避每笔交易500美元的上限，购买不得分割。所需付款收据/证明正本。

报销只会以直接存款的方式支付给员工。对于未通过直接存款从应付账款中收取偿付的雇员，其偿付款项将被保留，直到他们成立为止。

有关无法报销的自付费用，请参见展览3，货物和服务的特殊采购要求表。

5.采购请购单/采购订单-超过5000美元的采购需要

超过5000美元的采购由采购部执行，并需要一份PR和PO。有关此需求的例外情况，请参见展览3，货物和服务的特殊采购要求表。

采购订单的种类

定期订购单

常规订单是与供应商就特定金额的产品或服务达成的合同协议。常规的采购订单是有负担的，这意味着即使在向供应商付款之前，用于采购的部门资金也无法使用。

综合采购订单

一揽子采购订单是一种合同协议，允许在整个财政年度内与指定的供应商进行多次付款。一揽子采购订单没有负担。

独家采购订单

唯一来源采购必须有完整的文件记录，并使用采购网站上的唯一来源证明表格予以支持。以前与供应商合作的令人满意的经验本身并不能作为唯一来源的理由。报价应向唯一来源供应商要求，不要让他们知道这是唯一来源的情况。如果可能的话，应该就价格、交货和条款进行进一步的谈判，以降低总成本。向采购经理或买方提交一份大学唯一来源证明表格，采购经理或买方将决定唯一来源是否合适。

紧急采购订单

如果存在下列情况，可进行紧急采购:

对健康和安全存在威胁。
发生了不可预见或预料不到的紧急事件。
如果不立即采取行动，就有可能丧失关键服务。

采购经理或买方决定采购是否符合紧急采购订单的条件。

采购订单调整(POA)

一个POA形式在最初的采购订单发出后，如标准有更改，则需要。

应通过POA表格要求调整PO，并应包括更改的原因，包括价格、数量、退货、更换、增加或删除等详细信息。

各部门可以与供应商讨论更改，但采购部门必须处理并批准任何对采购订单的调整。

POA不应处理超过报价的价格上涨，因为供应商有义务履行他们的报价。如果您不确定是否应该接受价格变更，请联系采购部。

负担订单最多可超支15%(不超过$1,000)，以支付诸如运输和燃料附加费以及数量上的微小调整等杂费，但不包括价格。如果需要额外支出，毛毯采购订单必须由采购部调整。

6.首选供应商采购-可用于任何金额的商品和服务

大学可以与供应商建立账户，直接为多个部门的采购活动开具应付账款，从而消除了部门每月提交付款处理文件的要求。这类账户的例子包括首选的办公用品供应商、校园书店、租车和一些酒店。

通过这些供应商进行的购买必须是合法的业务支出。主管和管理人员必须定期审查记录部门支出的报表，通过这些帐户，以确保购买支持部门的使命，并遵守批准的大学行政政策和程序。

所有首选供应商或直接计费安排必须由采购部建立。参见www.www.zhongqiwg.com/purchasing上的首选提供程序列表。

招标要求:

购买金额不超过2500美元

没有投标要求。

购买金额在2,500美元至10,000美元之间

对于预期价值为1万美元或以下(不含运费)的个人采购，不要求采购部门进行竞争性投标;但是，请求部门必须至少调查并获得价格两个来源，以确保它是合理的，经济的购买。传真，电子邮件，原始书面报价或口头报价转录到纸上的请求部门是可以接受的。在PR, SOP, PV或P-Card报表中附上价格证明。

采购部保留获得额外报价的权利，并对合同授予做出最终选择。采购部全年对10,000美元以下的采购进行现场审计。如果这种审计显示价格不是最优的，采购部将提醒该部门，并将协助其制定战略，以便在将来取得更好的经济价格。如果问题持续存在，在采购改进到位之前，可能会取消部门获得10,000美元及以上报价的权限。

部门可以要求采购部在任何采购交易中获得有竞争力的报价。

购买金额大于1万美元但小于5万美元

购买金额超过1万美元但低于5万美元的商品，必须进行竞争性招标。采购将要求至少三(3)个有竞争力的投标或报价。此类采购交易必须由采购部处理。

大学不一定接受最低的出价，但可以接受最积极、最负责任的出价，这是大学的最佳利益。如果部门不同意最低报价，则必须向相应的买方发送书面理由，以获得其批准。采购部保留获得额外投标和最终选择合同的权利。

购买金额在5万美元或以上

有竞争力的密封采购部门将要求至少三(3)个有竞争力的投标或报价。此类采购交易必须由采购部处理。采购部将根据具体情况确定每次采购的最佳竞争密封投标程序。

大学不一定接受最低的出价，但可以接受最积极、最负责任的出价，这是大学的最佳利益。如果某个部门不同意最低报价，则必须向采购部门的相应买方发出书面说明，由其批准。采购部保留获得额外投标的权利。

具体采购要求:

大学雇员不应在与大学的交易中有个人经济利益。但是，认识到这种利益可能是不可避免的，应充分披露任何这种利益利益冲突在交易前，交易须获特别批准OU AP&P #406利益冲突政策．采购被要求延迟处理任何似乎违反利益冲突政策的申请，直到利益冲突的问题在适当的大学级别得到解决。

所有合同、协议、许可证、集成电路协议、执行协议等都必须由主管部门审查法律事务办公室除非预先批准的标准文件可用，并且OU条款和条件未被更改。

购买可能需要保险以保护大学免受损失，必须由大学风险管理审查，无论是否需要PO。看到OU AP&P #1050风险管理/保险．

没有UTS的审查和批准，不能在P-card上购买软件。前获得购买软件，请参阅大学科技服务网站的“校园软件”一栏OU ap&p# 870软件法规OU ap&p# 1000采购。

所有建筑维修、升级、改建和翻新，包括计划，必须得到设施管理部门的批准，无论资金来源或工作人员如何。

所有涉及银行或金融任何形式的，包括租赁，都必须由财政部管理办公室审查。

涉及的所有协议或购买收到付款必须由主计长办公室审查。看到OU AP&P #210现金收据而且OU ap&p# 212银行卡信息安全要求．

面向外部观众的交流(所有媒体)必须事先得到传播与营销部门的书面批准。

所有非工资支付给学生或代表学生，除补偿外，须经资助办事处批准。所有工作报酬(包括研究生津贴)必须通过工资单支付。

所有格兰特支出必须得到研究管理办公室的批准。采购部保留禁止供应商参与超过25,000美元的赠款或合同支出的投标过程的权利。

所有鲜花工作人员(或工作人员家属)的死亡或疾病，可通过大学人力资源(工作人员)或学术人力资源(教职员工)提出申请，并由总统的办公室处理OU AP&P #455教师、工作人员和退休人员的死亡和花卉悼念．

所有付款外国实体需要特殊的文件，并必须在确保采购前由应付账款审查。

支付处理:

需要的文档

付款处理需要包括分项收据、发票、装箱单在内的确认货物已收到(或确认签字)的原始文件，以及合同原件(如适用)。如果传真或电子邮件发送的发票是您的原件，如果发票包含一个不同的发票编号，以确保不会有重复付款，则该发票将被视为原件接受。如果没有原始文件，请填写一份遗失收据表格附带一份适当的文件副本。

所有付款表格可在应付账款的网站。

经常性付款凭证(RPV)

部门可选择准备一份以下定期进行的付款，收款人、付款金额和会计分配保持不变。

RPV可以用于PO和非PO付款。例如租金、租约、维护协议或其他按月支付的款项。一旦确定定期付款，各部门将不再需要为每月付款提交额外凭证。各部门负责每年更新采购订单，以确保有资金支持RPV。

使用RPV的个别部门将负责确保不会提交与重复付款相关的重复付款。部门还负责通知应付账款，如果需要对经常性付款进行更改，例如会计分配或汇款地址，则提交一份在“修订”旁边打勾的RPV。

多张支票凭证

多张支票凭证是用于处理对多个收款人的类似付款的表单，从而为每个收款人生成单独的支票。

各部门须准备多张支票凭证所有适用于下列情况:

有三个或三个以上的收款人，
学校并没有签发通缉令，
支付给每个收款人的原因都是一样的，而且
费用是在相同的资金号码和帐户号码。

一般来说，部门使用这种代金券来支付诸如退款或酬金等将流向大量个人的付款。

谢礼

如果演讲者收取费用，必须遵循IC付款程序(见下面的IC)。荣誉酬金通常只支付给讨论学术作品的杰出学者，这些学者不收取任何费用。万博ManBetX手机登陆万博manbetx体育投注完成“雇员vs.独立承包商分类清单”OU AP&P #262税收分类:独立承包商与雇员在访问者到达之前，他们会收到关于你的演讲者是否可以通过酬金程序获得报酬的决定。

一旦会计办公室批准了受款人的荣誉酬金，请填写酬金的形式并将活动传单附在PV上以处理付款。因为酬金是感谢的象征，而不是费用或服务提供，将没有发票或合同的酬金。酬金一般不超过1000美元。

付款处理批文

处理付款的资金签署授权与采购的承付授权不同。已经建立和批准的购买凭证(如订单和合同协议)必须由负责当前交易的基金签署人签署。通常情况下，这将是部门业务经理或部门主管。

没有事先授权的凭证，如SOP和PV，必须由具有相应级别的承诺授权和基金签署授权的人签署。可能需要多个批准，例如购买授权资金、软件许可证购买和需要风险管理审查的购买(参见OU AP&P #1050风险管理/保险）.

研究管理办公室必须批准所有的资助基金付款，然后才能进行处理。

新供应商和供应商维护

采购系统允许操作部门处理多种类型的采购和支付交易。因此，各部门必须负责协助应付账款和采购部维护准确和最新的供应商信息。供应商信息包括公司或承包商名称、“付款到”(PT)和“订单”地址、联系信息和税务识别号码。

当部门开始为新供应商进行采购或付款处理时，他们必须提交IRS表格W-9或替换W-9/供应商维修表(可在应付帐款网站上找到)到采购或应付帐款，其中包括IRS表格W-9信息。

独立承包商:为确定供应商身份(雇员或IC)，请填写“雇员vs.独立承包商分类清单”OU AP&P #262税收分类:独立承包商与雇员并在人员开始工作前报会计办公室批准。如果该人员被发现是雇员而不是IC，人力资源部必须在该人员开始工作后三(3)天内在联邦就业数据库中对其进行核实，否则大学将违反联邦法律。在校园工作的IC必须提供保险证明，并在工作开始前有OU标准服务协议或有效的PO。

外国供应商:如果供应商是非美国人。个人或公司，在选择向收款人请求哪种表格时，请使用下面的图表作为指导。来校的外国留学生也应填写国际游客付款信息表并提供签证复印件。在工作开始或收到货物之前，联系应付账款部门了解有关支付外国供应商的更多信息，以确保付款时没有问题。

国外收款人	所需IRS表格
商业实体，大学，组织	W8-BEN
外国收款人的代理人	W8-IMY
提供服务的个人	W8-BEN(无条约豁免)
提供服务的个人	8233(申请条约豁免)

为在美国提供的服务付款，需要供应商原始签名的W-8或8233正本。

向外国供应商支付在美国提供的服务需要缴纳30%的联邦预扣税，除非供应商有资格获得美国税收条约豁免，并且供应商有美国税号(EIN或SSN)。

国税局的形式W8-BEN而且8233可从应付帐款网站下载。

如有关于建立新供应商的问题，请联系应付账款或采购部。

例外:

采购经理或应付账款经理均有权在保持政策完整性的同时批准或拒绝适当的例外情况。批准任何例外的最低要求是请求方提供一份备忘录，其中提供了对例外的解释，包括请求方直接主管的签字。采购经理或应付账款经理将在请求例外时确定所需额外批准的必要级别。