程序:
授权
之前大学最初提供的赞助活动,赞助部门必须描述的细节计划大纲,包括但不限于以下:
1。这个项目的目的
2。建议行程
3所示。潜在的参与者池
4所示。预算。必须确定资金来源。要求资金补贴程序应该被引导到适当的院长。
5。列表,包括联系信息、个人、机构和组织负责旅行安排。
6。其他相关的信息,包括大学提供信贷。
7所示。如果程序提出涉及到一个位置在美国国务院三级旅游咨询travel.state.gov和/或疾病控制和预防中心二级cdc.gov旅行警报,一个解释程序将如何提供参与者的安全咨询或指定的警告是必需的。项目涉及本科生到一个位置在美国国务院四级旅游咨询和/或疾病控制和预防中心三级旅游警报不会批准。
大纲完成后,批准的程序是一个三步的过程:
1。提交的大纲提出了初步批准程序适当的院长。
2。Dean-approved大纲转发到全球参与国际教育办公室主任审查和咨询。
3所示。提供初步批准和审查大纲教务长,或被任命者最终批准。
提案应提交不晚于本学期的开始之前的学期项目会发生,这样项目组织者有足够的时间来招募参与者程序的批准后。
会计要求
一旦一个项目被批准,主办部门必须与各自的单位业务经理建立一个专门的基金占所有收入和支出的计划。所有的研究项目必须有一个不同的基金。
采购流程
一旦一个项目被批准的教务长,或被任命者,主办部门必须与全球契约办公室和采购办公室做旅行安排,支付项目费用,采购所需的其他服务项目。赞助部门必须提交请购单和一份批准采购计划大纲,连同任何信息关于建议旅行社的价格和服务,提出了线路,或特殊需求。如果适用,使用唯一的理由必须包括供应商提供服务。
在某些情况下,赞助部门可能需要考虑工作与合作伙伴的选择(航空公司、海外项目供应商)将促进直接由学生个人支付。采购必须批准任何这样的安排。
组织者和参与者的这种类型的旅游也的要求OU AP&P # 1000采购和OU AP&P # 1200旅行。
计费过程
主办部门必须与全球契约办公室和学生工作业务服务(SBS)来确定最好的和最合适的方法从收到付款计划的参与者。可能的方法包括学生账单通过学生账户,市场或其他车辆被SBS。
接收和处理国际收支必须遵守OU AP&P # 210现金收入。沉淀资金以外的银行账户建立大学账户是禁止的OU AP&P # 210现金收入。所有单据必须存入专用程序基金,或者收银员办公室或通过其他方式建立了SBS。
保险
主办部门必须与全球契约办公室并与风险管理办公室,以确定适当的保险由海外合作伙伴。
所有旅客都必须参与大学的国外旅行保险计划。参与者必须登记出发前至少两周,可以在线注册风险管理的网站。
是赞助的责任部门确认与风险管理,所有参与者都进入了大学的国外旅行出发前保险计划。
Clery法案合规
至少两个月前离开,主办部门必须联系奥克兰大学警察局(OUPD) Clery法案合规审查。万博ManBetX登录出发前,全球参与办公室将提交下列OUPD:
所有旅客的名单,包括他们的紧急联系人信息 ——完成校园安全权威的证据(CSA)培训教员 团队一同前往。
登记
至少两周离开之前,所有学生参与者将完成注册在线留学应用系统维护的全球契约办公室。 全球契约办公室将与风险管理办公室文件下面,或者警察局的:
•所有参与者的名单包括联系信息、紧急联系信息,和学生身份证号码,如适用
•行程包括一组相关的联系信息为每个阶段的美国以外的国家旅游
宣传材料
一个项目被批准后,全球契约办公室将协助分发传单和宣传材料。
免责协议
所有旅客都必须签署旅行者放弃并持有无害的协议(附录A)和紧急联系人表单(附录B)。这些形式将保持至少三(3)年后的日期计划。旅行者不提交表单将不允许参加。
取向
如果大学的要求,所有旅客必须参与赞助部门提供的国外旅行方向出发前至少两周。全球契约办公室协助取向是可用的。 教职员工谁是领导一个OU留学程序第一次必须参与一个项目的领导者训练由全球契约办公室。教职员工以前领导鼓励出国留学项目参与。
重复的项目
一旦一个项目被批准并运行成功,延续项目的适当的院长批准。不符的教务长重复程序不是必需的,但所有其他程序在每个连续的程序必须遵循这个政策。
项目组织者必须通知全球参与办公室和风险管理办公室的每一次程序将重复。
安全问题
经核准后的程序,如果目的地就受到美国国务院三级或四级旅游咨询和/或疾病控制和预防中心二级或三级旅游警告,教务长办公室必须立即通知。教务长,与全球契约办公室合作,将决定如果旅行仍是允许的。如果目的地就受到美国国务院四级旅游咨询和/或疾病控制和预防中心三级旅游警告,本科旅游不会被允许和项目涉及本科生将会取消。
在紧急情况下在国外(自然灾害、政治动荡、学生健康问题,等等),风险管理和办公室的全球契约办公室必须立即通知。如果风险管理和/或全球合作用时,通知OUPD。教职员工主要程序必须遵循你的健康和安全指南。 |
