程序:
答:一般
固定资产的财务报告，由项目管理办公室和财务总监办公室处理。资产标签管理和系统更新的收购和处置由项目管理办公室处理。折旧和其他资产负债表事务由主计长办公室处理。
联邦通告编号OMB 2 CFR 200，可在网站上查阅:www.omb.gov，规定了联邦政府通过拨款或协议授予的财产管理的统一标准。如适用，大学将遵守这些政府标准。
所有转让、出借、出售或以其他方式处置的大学财产，必须在状态发生变化之前通过项目管理办公室处理，无论其感知到的当前价值如何。OU AP&P #365剩余财产处置处理对主管部门不再具有价值的财产。
b .购买
在收购物业时，各部门都要遵守OU ap&p# 1000采购政策．购买物业须使用下列帐户编号:
- 满足当前资本化财产的资本化阈值的物品将使用账户代码S001到S027。价值低于资本化门槛的财产将记入账户代码S080。S079用于笔记本电脑、ipad和平板电脑等被盗风险较高的设备。
- 作为以前购买的另一件财产的组成部分的财产将使用原始购买的帐户代码。
C.实物礼物(捐赠物品) 通过赠与获得的财产，其公允市场价值符合资本化财产的定义，将被分配一个财产标签并由项目管理办公室记录。接受礼物的日期被视为取得礼物的日期。大学固定资产记录中的收购金额是由适当的第三方记录的实物捐赠审查表上显示的公平市场价值。如果公平市场价值未被确认，实物礼物将以1美元的价值记录。
捐赠物品必须通过发展和校友关系(DAR)处理，并仅在实物捐赠委员会批准后记录，并符合OU AP&P #500礼物，认捐和赠款．
赠予的合订本、小册子、文件及其他藏品均由图书馆记录，但不纳入物业管理记录。
D.预制性能
由大学的一个部门制造的符合资本化财产的设备项目必须向项目管理办公室报告。报告给项目管理办公室的信息必须包括:
- 该财产的价值;包括所有零部件的成本，所有的供应和材料，人工成本，运费和保险费。
如果零件是根据采购订单采购的，则还应提供采购订单编号。
E.模块化家具
模块化家具，就其本质而言，是设计用于不同的配置和组合，并可能在以后重新配置。由于每个模块/件都可以使用或丢弃，并且按件跟踪不合理，因此模块化家具将被排除在Capitalized Property之外。
F.收到财产
一般来说，财产是通过中央收货部门接收的，除非有限制情况要求直接交付给责任部门。负责部门收到物品后，必须对物品进行彻底检查，以确定物品符合要求，没有隐藏的损坏。如果装运不正确，应注明不符之处，并通知中央收货部门和采购部门。 G.大学库存财产的识别和标识
项目管理办公室将决定哪些项目符合纳入大学库存的标准。至少，所有符合资本化财产标准的项目将被清查。笔记本电脑、ipad、平板电脑和类似的便携式计算设备等物品必须编码为S079，不需要属性标签。项目管理办公室(PMO)在审查了一项编号为设备(S001至S027)的采购后，如果认为全部或部分采购成本应记录在不同的资产类别中(如建筑改进)，则应通知会计部门。
所有的库存财产都被识别，标有大学财产标签，并记录在大学的固定资产数据库中，随后支付相关发票。只要它在大学的保管或控制下，它就会保持这样的身份。只有在出售、报废或以其他方式处理时，该标识才可从该物业中移除或删除。如果Property标签丢失或被移除，应联系项目管理办公室更换。 PMO负责启动University Property标记到资产的应用程序。这种实际申请可以委托给主管部门。
在征得项目管理办公室同意的情况下，责任部门可以自行决定使用自己的编号系统和标签，仅用于标识其希望管理的低于资本化阈值的物业。这些项目通常不会报告给项目管理办公室，也不会记录在固定资产系统中。然而，对于大写财产，负责部门必须使用大学财产标签代替或补充部门标签。使用系标并不否定大学是物业唯一所有人的规定。
H.出租或租赁的财产
通过租赁获得的具有购买选择权的财产，或其他类型的分期购买，应按总成本记录，并分配大学财产标签和编号。所分配的标签和编号将用于在整个使用期间或最终购买时识别该物业。
一、学校财产价值的记录
项目管理办公室负责记录通过任何资金来源或作为礼物获得或获得的所有大学财产的价值。在记录财产价值时，包括以下费用:运费、关税、组装费用、运输保险费、价值交易、装卸和仓储费用。以下项目不包括在物业价值中:培训、维护和保修合同费用。教育折扣从物业价值中扣除;但是，及时支付发票的折扣是没有的。
J.大学财产实物清单
大学将每隔一年对固定资产系统中所有被认定为活动项目的大学财产进行一次盘点，盘点结果将与大学的数据库记录相一致。盘点由责任部门实际执行，并通过验证项目管理办公室提供的盘点信息来完成。
清查工作本身由负责部门负责，而监察清查工作的顺利完成及维持大学记录的准确性则由项目管理办公室负责。当情况需要时，项目管理办公室可以要求进行特别审计以确认库存数量。
物理检查确定的数量与大学数据库中显示的数量之间的任何差异都必须进行调查，以确定差异的原因。货物短缺将按照本保单第O款处理——“丢失、损坏或被盗财产”。以前应被记录为固定资产但未被记录的财产，将被添加到大学数据库中，并由项目管理办公室保留支持文件。
完成实物盘点后，项目管理办公室将编写书面总结报告和自我分析，并将报告分发给适当的内部控制组织。
K.释放闲置的大学财产
各部门不再需要或使用的物业，应作为盈余拨给项目管理办公室，以便在大学内部作其他用途或作处置(详见OU AP&P #365剩余财产处置)．闲置财产的无限期储存是不划算的。它使用宝贵的空间，有潜在的损失或滥用的风险，并需要持续维护库存记录。这尤其适用于电子产品和危险废物，因为使用年限的增加会降低过时的价值，并可能增加处理成本。
L.个人物品
个人拥有的物品保存在校园，并容易与大学财产相混淆，应报告给PMO，并确定为属于个人。个人物品如有遗失或损坏，学校概不负责;也没有大学的保险。看到OU AP&P #1050风险管理/保险政策和程序．
M.将财产带出校园
偶尔，在履行工作职责时，教师或工作人员可能需要使用他们家中或其他校外地点的大学物业。这种财产的使用必须事先得到部门主管或院长的书面批准，使用PMO网站上提供的表格。笔记本电脑、ipad和类似的便携式计算设备不受此要求的限制。离开校园的大学财产只能用于大学业务，并必须在校外工作完成后立即返回校园。正常情况下，办公家具不得搬离校园。
看到OU AP&P #1050风险管理/保险政策和程序有关校外使用物业的保险影响。
N.离职员工的财产
每个部门负责建立一个程序，以确保离职员工(教职员工)正确交出大学财产。员工必须回到他们所在的部门，无论是在校内还是校外。唯一的例外是，该物品是用赞助赠款和合同的资金购买的，并且根据使用条款，该财产可以转让给另一个实体。这种例外需要得到研究室、项目管理办公室和与负责部门相关的副总裁的同意。
O.丢失、损坏、毁坏或被盗的财产
部门必须有适当的保障措施，以防止财产的丢失、损坏、破坏或盗窃。负责部门有责任填写一份财产放行表，并在发生任何此类事件时通知项目管理办公室。
如果损坏的物品不能由主管部门修复并继续使用，则必须将损坏的物品送交项目管理办公室，并用物品放行表进行记录。
盗窃或任何财产失踪也应立即报告给奥克兰大学警察局和风险管理部门。万博ManBetX登录
控制钥匙是防止校园财物被盗的重要因素。看到OU ap&p# 350键控制获取更多信息。
P.政府资助财产
鉴于大学经常使用联邦资金购买的设备，它必须遵守管理和预算办公室(OMB)通告2 CFR 200，联邦采办条例(FAR)第45部分和所有机构规定，如在特定的赠款协议中所述。
具体而言，这些要求适用于有效的物业管理计划的需要，以确保昂贵的研究物业得到充分利用，并避免不必要的额外购买物业。
由于各机构管理政府资助财产的规章制度存在差异，因此需要强调的是，在开始以下流程之前，主要研究人员和研究办公室的工作人员必须熟悉具体的合同要求:(1)收购，(2)剥离，(3)处置，(4)保管，(5)所有权归属，以及(6)问责制。
1.设备筛选与获取
在购买物业之前，应仔细筛选现有的大学物业清单，以确保物业是需要的，并且该需要不能由大学已经拥有的物业来满足。
联邦资助财产的申请将在发布采购订单之前进行筛选，以避免重复和不必要的购买财产。完成筛选要求的指引和职责如下:
检查价值5,000元至9,999元的物业将由有关部门或单位进行，但只限于检查该部门或单位托管的同类物业。项目管理办公室可协助识别这类财产。
单位价值为10,000元或以上的物业的甄选工作，将由部门和项目管理办公室共同进行，甄选程序由负责部门启动。这种筛选将包括大学保管的类似财产的总池。
2.政府所有财产的识别
各主管部门收到国有财产后，负责及时识别、标识、备案。项目管理办公室将提供附在物业上的标签。该财产保持这样的身份，只要它仍然在保管，拥有或控制的大学。
此外，所有联邦政府拥有的财产将被PMO标记为“美国政府的财产”。如果物业因物品的大小或性质而禁止标记，则物品仍将被分配标记号并记录在固定资产数据库中。模块化单元的重要部件应单独标记。
3.根据赠与和合同取得的财产
使用合同或赠款资金获得但立即归属于大学的资本化财产，应在固定资产系统中以合同或赠款编号进行标识。研究办公室和项目管理办公室负责将这些项目确定为合同或授予财产。这些项目与大学物业管理库存系统中的所有其他大学物业混合在一起。
在拨款或合同期间，首席研究员(P.I.)确定所获得财产的使用情况，确保其符合合同规定并仅用于设计目的。我们会检讨现时的需求，以便找出多余的项目，并向研究室报告。联邦机构保留界定政府所有财产的使用和转让地位的权力。
在授予或合同结束时，该财产的所有权仍然属于联邦机构，研究室必须向该机构请求处理指示。处置指示将指示大学是否免除进一步的责任，如果该财产要归还给代理机构，或指定将其出售，并将部分收益返还给代理机构。项目管理办公室必须将产生的指令通知项目管理办公室，并将负责记录此类财产的处置或转移。
通过拨款或合同获得的资本化资产的报告可以在临时基础上从项目管理办公室获得——基于固定资产记录中的正确编码。
4.记录
与物业相关的电子数据记录保存在Banner的固定资产模块中，以建立控制和验证状态。PMO对这些更新负有数据输入责任，并将在“标题归属”数据字段中使用联邦政府的代码标记政府拥有的项目。在可能的情况下，资产记录应包括(1)制造商、型号和序列号，(2)获取日期和成本，(3)计量单位和地点，以及(4)最近活动的日期。
保留与物业相关的备份文件是每个部门在取得物业的特定步骤中的责任-负责部门，采购，应付账款和物业管理。研究室负责与政府机构就此类文件进行交流。
5.维护、护理和问责制
私家侦探有责任确保国有财产由合格人员维护和维修，并在发生此类行为时保存适当的文件。私家侦探还负责因任何原因被认为失踪的财产。
6.政府财产报告
某些联邦资助机构依赖于大学(作为承包商)关于政府拥有财产的价值和在大学持有的物品数量的报告。报告通常是根据每个资助机构(如国防部、国家卫生研究院)的具体需求完成的。
研究办公室负责提交与FAR条例和补充相符的报告。项目管理办公室应支持这一过程，每年对财产状况进行实地核查，并根据需要提供固定资产系统的特别报告。
7.分包商控制
大学作为主承包商，对资助机构授予或提供的所有财产负责。因此，分包商对其控制下的财产向主承包商负责。研究办公室应确保大学签订的每一份分包合同，其中联邦财产可能处于分包商的控制之下，必须包含有关保护、保管和使用财产的责任的具体条款。
8.与国有财产有关的评估和审计
大学会确保物业管理制度有效，并定期进行内部检讨及审核。此类自我评估应由研究办公室和项目管理办公室以外的客观方进行。有关政府所有财产的审查/审计结果应予以保留，以备将来政府审查之用。
如果一个认可的机构，如海军研究办公室，就政府拥有的财产的审计联系大学，研究办公室将作为该机构的主要接口。项目管理办公室将参与并提供支持。
9.合同财产清仓
研究室应审查每一份处于清盘过程中的合同，以确定对其负责的财产，并将清单与固定资产系统记录进行核对。最终的物业报告应由研究室根据合同指南编写，并提交给相应的机构。作为最终财产报告的一部分，应要求政府所有财产的处置方向——如果符合大学的最大利益，包括将所有权转让给大学。
如果政府规定将财产从完成的合同转移到另一个有效的合同，或将所有权转移到大学，研究办公室应通知项目管理办公室。任何与物业相关的问题或差异必须在合同结束前解决。
10.财务会计——折旧和使用费用
根据适用的联邦法规，即使所有权属于大学，也不能对用联邦资金获得的财产部分进行间接折旧成本收费。此外，大学的财务报表不应包括联邦机构名下财产的折旧费用。主计长办公室将与项目管理办公室和研究办公室合作，确保计算符合要求，并确保大学的固定资产记录表明资金来源。
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