程序:
授权
在首次提供大学赞助活动之前，赞助部门必须在大纲中描述该计划的细节，包括但不限于以下内容:
1.项目目的
2.建议行程
3.潜在的参与者群体
4.预算。必须确定资金来源。申请资助该计划应直接向适当的院长提出。
5.负责旅行安排的个人、机构和组织的名单，包括联系信息。
6.其他相关信息，包括大学提供的学分。
7.如果拟议的项目涉及到美国国务院在travel. State .gov网站上发布的三级旅行建议和/或美国疾病控制和预防中心在cdc.gov网站上发布的二级旅行警告的地点，则需要解释该项目将如何为咨询或警告中指定的参与者提供安全和保障。涉及本科生前往美国国务院4级旅行警告和/或疾病控制和预防中心3级旅行警告的地点的项目将不获批准。
大纲完成后，项目审批分为三步:
1.将计划大纲提交相关院长初步批准。
2.将院长批准的大纲转发给全球事务办公室的国际教育主任，供其审查和咨询。
3.向教务长或指定人员提供初步批准和审查的大纲，以便最终批准。
提案应在项目开始前的学期开始前提交，以便项目组织者有足够的时间在项目批准后招募参与者。
会计要求
一旦项目获得批准，赞助部门必须与相应的单位业务经理合作，建立一个专门的基金，以解释与项目相关的所有收入和支出。所有的学习项目必须有一个明确的基金。
采购流程
一旦项目被教务长或指定人员批准，赞助部门必须与全球参与办公室和采购办公室合作，安排旅行，支付项目费用，并获得项目所需的其他服务。主办部门必须向采购部提交一份采购申请单和一份批准的计划大纲副本，以及有关建议旅行社的价格和服务、拟议的行程或特殊要求的任何信息。如果适用，必须包括使用唯一来源供应商提供服务的理由。
在某些情况下，赞助部门可能会考虑与合作伙伴(航空公司，海外项目提供商)合作，他们将方便学生直接支付个人费用。采购部门必须批准任何此类安排。
这类旅行的组织者和参与者也须遵守OU ap&p# 1000采购而且OU AP&P #1200旅行。
计费过程
赞助部门必须与全球事务办公室和学生业务服务(SBS)合作，确定从项目参与者那里收取款项的最佳和最合适的方法。可能的方法包括通过学生帐户、Marketplace或SBS标识的其他工具进行学生计费。
付款的接收和处理必须遵守OU AP&P #210现金收据。禁止将资金存入大学帐户以外的银行帐户OU AP&P #210现金收据。所有收据必须存入专门的项目基金，要么在OU出纳办公室，要么通过SBS建立的其他方式。
保险
赞助部门必须与全球事务办公室和风险管理办公室合作，确定海外合作伙伴的适当保险范围。
所有旅行者都必须参加大学的国外旅行保险计划。参加者必须在出发前至少两周登记，并可在网上登记风险管理的网站。
主办部门有责任在出发前与风险管理部门确认所有参与者都参加了大学的国外旅行保险计划。
《神职法》合规
至少在出发前两个月，赞助部门必须联系奥克兰大学警察局(OUPD)进行克利里法案合规审查。万博ManBetX登录出发前，全球参与办公室将向OUPD提交以下文件:
-所有旅行者的名册，包括他们的紧急联系信息 -教师完成校园安全管理局(CSA)培训的证明 谁和旅行团一起旅行。
登记
至少在出发前两周，所有学生参与者将在全球参与办公室维护的在线留学申请系统上完成注册。 全球事务办公室将向风险管理办公室和OU警察局提交以下文件:
•所有参与者的名册，包括联系信息、紧急联系信息和学生身份证号码(如适用)
•包含美国境外旅行各阶段相关联系信息的团体行程
宣传材料
项目获得批准后，全球参与办公室将协助分发传单和宣传材料。
持有无害协议
所有旅行者都必须签署旅行者弃权和无伤害协议(附录A)和紧急联系表格(附录B)。这些表格将自计划之日起保存至少三(3)年。未提交表格的旅客将不被允许参加。
取向
如果大学要求，所有旅行者必须在出发前至少两周参加由赞助部门提供的国外旅行指导。全球参与办公室可以协助培训工作。 首次领导OU海外学习项目的教职员工必须参加由全球参与办公室提供的项目负责人培训课程。鼓励以前领导过海外学习项目的教职员工参加。
重复的项目
一旦一个项目被批准并成功运行，该项目的延续将受到相应院长的批准。复读课程不需要教务长重新批准，但每个后续课程都必须遵循本政策中提到的所有其他程序。
项目组织者必须在项目重复时通知全球参与办公室和风险管理办公室。
安全问题
如果一个项目被批准后，目的地成为美国国务院3级或4级旅行警告和/或疾病控制和预防中心2级或3级旅行警报的对象，必须立即通知教务长办公室。教务长将与全球事务办公室合作，决定是否仍然允许旅行。如果某个目的地被美国国务院发布了4级旅行警告和/或疾病控制与预防中心发布了3级旅行警告，本科生将不被允许旅行，涉及本科生的项目将被取消。
如果在国外发生紧急情况(自然灾害、政治动乱、学生健康问题等)，必须立即通知风险管理办公室和全球参与办公室。如果无法进行风险管理和/或全球参与，请通知OUPD。领导项目的教职员工必须始终遵守欧大的健康和安全指导方针。 |
