记录的保留和处理

理由是:为大学社区提供指导，以便有效地保存和处理记录，以保存大学的历史，满足监管和法律要求，最大限度地降低风险，优化空间的使用，并最大限度地降低成本。

政策:由于保留所有形式的记录超出其有用或规定的生命周期有成本和风险，大学鼓励在本政策的程序部分规定的不同时间安全，负责任地销毁记录。这一职能和责任已分散到负责的业务部门，记录的保留和处理将根据本政策执行。任何可能具有重要历史价值的记录都应参考克雷斯基图书馆档案进行评估。

范围和适用性:该政策适用于所有大学记录，无论其来源、用途或形式(电子的、物理的)。

定义:

基本业务记录:任何包含代表大学进行业务交易的证据或信息的物理或电子记录均可称为基本业务记录。这可能包括合同或其他协议、发票、入学申请、经济援助文件、期刊凭证、提案请求和相关说明和调查结果，以及附录A(不时修订)中所述的其他项目。

持续时间:记录保存和维护的期限，直至处置。

官方库:保存某种类型的记录的地方。

永久的记录:必须无限期保存的记录。

记录:一种大学工作的产品，可以保存一段时间，无论是物理的，如纸张，还是电子的，如存储的计算机文件或图像文件

记录类型:记录的主要用途，而不是它的形式或格式。

负责运营部门(ROD):负责特定记录类型的OU部门。

程序:

保留

记录应按照附录a所述的预期用途妥善保存和保护。负责运营的部门将为每种记录类型确定适当的官方存储库。一旦记录超过其存续期，应由负责运营的部门审查记录是否销毁或可能的历史存档。

破坏
一旦档案达到附录a所规定的使用年限，校方应决定档案是否对大学有重要的历史价值，或是否应予以销毁。如果确定该记录可能对大学具有重要的历史价值，则应将其送往克雷斯基图书馆进行评估。如果图书馆确定该记录没有重要的历史价值，该记录应送回罗德进行适当的销毁和处理。

一般而言，销毁和处置记录意味着使其无法识别，并按照适用的法律和法规，特别是环境健康和安全规则进行处置。销毁和处理记录的费用由罗德支付。

如果记录是正在进行的诉讼的一部分或可能是诉讼的一部分，则记录不得销毁。如对有关诉讼的存在有任何疑问，请致电3110与法律事务办公室联系。

处理/销毁记录指引

• 所有纸质档案在处置前应粉碎。这可以通过在办公室切碎它们或通过信誉良好的记录销毁服务来完成。

• 在可能的情况下，应使用回收服务，但它们必须经过认证和担保才能处理敏感的业务记录，或者在将记录移交给回收服务之前，必须销毁记录。

• 电子设备内的记录应按规定销毁OU ap&p# 360物业管理而且OU ap&p# 860信息安全．

永久性纪录指引

• 永久纪录必须存放在安全的地方，以防止火灾、防水及电子或磁损(如为电子纪录)。

• 永久记录必须保存在安全的存储中，以防止记录被盗窃或恶意破坏。

• 永久记录必须由罗德使用库存系统来维护，该系统记录了记录的处理和检查状态，例如记录被检出或返回其官方存储库的日期和时间。

• 永久记录应标为“永久记录”。

相关政策及表格:

OU ap&p# 360物业管理

OU ap&p# 860信息安全

附录:

附录A