480年大学档案馆

理由是:大学档案(档案)的使命是保护制度的历史奥克兰大学(大学)。万博ManBetX登录

政策:档案收集、组织、保存和访问的重要记录,记录历史的大学。档案因此成为大学的机构记忆,保留的贡献许多个人成长和发展,提供历史信息研究和参考。档案持有非流通股,如约向公众开放。

范围和适用性:档案是官方和半官方的记录的存储库中创建的大学管理、学术部门、教师、学生和校园组织。记录存在于各种不同的格式,包括电子记录。

为了促进机构记录的有序流动从源产地的档案,几个原则包括所有权,转让,必须建立保密和格式:

1. 所有记录中创建的大学官方目的是大学的财产。
2. 大学除了机密记录,官方记录应定期从原始办公室转移到档案。
3. 教务长的批准并符合适用的法律,图书馆的院长(或他/她被指派者)应确定哪些保证保存收集的档案记录的归档收集,并决定如何收集归档管理以及何时和如何访问存档记录。
4. 特定的记录,出于保密等,可以从公共视图或关闭合理限制使用,除非另有法律规定。
5. 记录可能重新格式化之前添加到归档集合。在这样的情况下,图书管理员负责档案(档案)可以选择联系办公室原产地确定记录应该返回或者销毁,但这不是必需的。
6. 记录可能被出售的收藏品(删除)档案如果档案管理员确定他们不再是持久的价值,是重复的其他记录档案,或在另一种格式是可用的。档案管理员可以选择联系办公室原产地确定出售的收藏品记录应该返还或销毁,但这不是必需的。
7. 其他单位可以建立个人档案,程序和时间表与档案管理员,以确保协调的目标大学的记录管理程序。单位档案应当遵守档案标准和大学政策的状况记录和存储设施,以及维护和可访问性的集合。没有记录在单位档案应当销毁档案管理员的批准。

定义:

记录:项目的档案,包括但不限于:官方报道,分钟和信件,预算和经审计的财务报表,出版物和短暂的材料。

格式:永久的存档记录,包括但不限于:打印文档、照片、底片,幻灯片,视听材料、地图、打印、缩微胶片、对象和电子文件。

程序:

说明将永久记录转移到你档案

档案保留和保护大学工作记录,永久的历史价值。档案不存储记录定于破坏。

步骤1:识别记录

步骤2:准备盒子或文件夹

使用标准大小的存储盒(12 x10“x15)盖子和处理。

挂在可能的情况下,删除文件从文件夹之前,拳击和挂在单独的文件夹对应文件夹。

保持文件的原始顺序在放置在盒子里。研究人员发现文件原始顺序是非常重要的。

不要装得太多。冗长的盒子构成安全隐患,可以破坏记录。

在可能的情况下,宽松的小册子和其他物品应放置在文件夹之前放在盒子里。

包古怪东西的方式最适合在运输过程中,保护他们。

创建一个目录列表为每个盒子。表明部门名称,箱数,标题日期范围的材料,所有文件夹。

填写一份大学档案传输/库存形式(传输形式,附录一)。只使用一个传输形式为每批记录。

发送传输形式和一份档案盒/文件夹列表,注意:档案。

保持一份传输形式和箱/文件夹目录列表为你记录。

档案将确认收到通过电子邮件或电话传输请求,并将邮件备忘录描述交付过程。

箱数写在每一箱标签与盒子/文件夹列表。使用一个又黑又厚的标志可见性。

当箱子贴上标签并准备转让、接触大学邮件服务安排提货。

联系档案工作人员与任何问题。

相关政策和形式:

OU AP&P # 481的记录保留和处置

附录:

附录A:大学档案传输/库存表格