理由是:指导大学社区有效记录保留和处置,将保留该大学的历史,满足监管和法律要求,减少风险,优化利用空间,减少成本。 |
定义:
基本的业务记录:任何记录,物理或电子证据或信息包含的业务交易代表大学可能是基本的业务记录。这可能包括合同或其他协议、发票、申请入学、财政援助文档,传票,要求建议和相关的笔记,发现和其他物品如前所述在附录A(不时修订的)。
持续时间:的时间记录是保持和维护直到处理。
官方库:一个地方,某种类型的记录。 永久的记录:记录必须保持下去。 记录:大学工作的产物保存任何一段时间不管是身体上的,像纸一样,或电子,如存储计算机文件或一个成像文件。 记录类型:主要使用的记录,而不是它的形式或格式。 负责营运部门(杆):你部门负责一个特定的记录类型。 |
程序: 保留 应该保留记录,妥善维护根据其用途如附录a所述操作部门负责将确定适当的正式库中为每一个记录类型。一旦记录已经超过它的持续时间,记录应该由操作部门负责检查破坏或可能的历史档案。
破坏
结束一次纪录已经达到其使用寿命在附录a中定义,它应该决定如果记录可能有重要的历史价值大学或如果它应该被摧毁。如果确定,记录大学可能有重要的历史价值,责任应该发送到图书馆进行评估。图书馆应该确定记录没有重要的历史价值,记录应发送回杆适当的破坏和处置。
一般来说,破坏和处置记录意味着它是由面目全非,处置符合适用的法律和法规,尤其是环境健康和安全规则。记录销毁和处理成本将支付的杆。
不得销毁记录的一部分,或可能的一部分,正在进行的诉讼。如果有任何问题存在的相关诉讼,接触法律事务办公室的分机号码是3110。
处理指南/销毁记录
- 所有纸质记录之前应该被分解处理。这可能是通过分解破坏他们在办公室或通过一个有信誉的记录服务。
- 回收服务应该在可能的情况下使用,但他们必须认证,连着处理敏感业务记录或记录必须被摧毁之前交给回收服务。
指南永久记录
- 永久记录必须保存在安全存储是防火,防水,不暴露于电子或电磁损伤(在电子记录的情况下)。
- 永久的记录必须保存在安全存储将保护记录被盗或恶意的破坏。
- 永久记录必须由杆使用的库存系统文档的处理和检查状态等记录日期和时间记录是检出一个回其官方库。
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