480大学档案

理由是:奥克兰大学档案馆的使命是保存奥克兰大学的历史。万博ManBetX登录

政策:档案馆收集、组织、保存并提供记录大学历史的重要记录。档案馆因此成为大学的机构记忆，保存了许多个人对大学成长和发展的贡献，并为研究和参考提供了历史信息。档案馆的藏品不流通，通过预约向公众开放。

范围和适用性:档案是由大学管理部门、学术部门、教师、学生和校园组织创建的官方和半官方记录的存储库。记录以多种不同的格式存在，包括电子记录。

为了促进机构记录从来源到档案馆的有序流动，必须确立若干原则，包括所有权、转移、保密和格式化原则:

1. 所有在大学内为官方目的而创建的记录都是大学的财产。
2. 除机密记录外，大学的正式记录应定期从原始办公室转移到档案馆。
3. 经教务长批准并符合适用法律，图书馆院长(或他/她的指定人员)应确定档案馆收集的哪些记录应保存在存档藏品中，并应确定如何管理存档藏品以及何时以及如何访问存档记录。
4. 除非法律另有规定，出于保密等原因，某些记录可能不会公开，或对其使用进行合理限制。
5. 在将记录添加到存档集合之前，可以对其重新格式化。在这种情况下，负责档案的图书管理员(档案管理员)可选择与档案来源办公室联系，以确定是否应归还或销毁档案，但这不是必须的。
6. 如果档案保管员确定这些记录不再具有持久价值，与档案中的其他记录重复，或以另一种格式可用，则可以从档案中删除这些记录。档案保管员可以选择联系原始办公室，以确定是否应退还或销毁已注销的记录，但这不是必需的。
7. 其他单位可以建立个人档案馆，其程序和时间表与档案管理员协调，以确保大学档案管理计划的目标得到满足。单位档案馆应遵守档案标准和大学有关记录和存储设施状况的政策，以及收藏品的维护和可访问性。未经档案管理员批准，不得销毁单位档案中的记录。

定义:

记录:档案馆保存的物品包括但不限于:官方报告、会议记录和通信、预算和审计财务报表、出版物和临时材料。

格式:永久形式的存档记录，包括但不限于:打印文件、照片、底片、幻灯片、音频和视频资料、地图、印刷品、缩微胶片、物体和电子文件。

程序:

将永久记录转移到OU档案的说明

档案馆致力于保留和保存具有永久历史价值的大学记录。档案馆不存储计划销毁的记录。

步骤1:识别记录

步骤2:准备盒子或文件夹

使用标准尺寸的储物箱(12英寸x15英寸x10英寸)，有盖子和把手。

在可能的情况下，在装箱前将文件从挂文件夹中移除，并将其放入与挂文件夹对应的单独文件夹中。

将文件放入盒子时，请保持文件原来的顺序。按照原始顺序查找文件对研究人员来说非常重要。

不要把箱子装满。塞满盒子会造成安全隐患，并可能损坏唱片。

在可能的情况下，松散的小册子和其他物品在放入盒子之前应放在文件夹中。

以最适合在运输过程中保护它们的方式包装奇数大小的物品。

为每个箱子列一个清单。注明部门名称、盒子号、资料日期范围和所有文件夹标题。

填写大学档案传送/清查表格(传送表格，附录A)．每次装运记录只使用一份传送表格。

请将提交表格及文件盒/文件夹清单副本送交档案室，注意:档案。

保存一份提交表格的副本和你的记录的箱子/文件夹清单。

档案馆将通过电子邮件或电话确认收到传递请求，并将邮寄一份描述传递过程的备忘录。

在每个箱子标签上写上箱子编号，因为它与箱子/文件夹列表有关。使用黑色的粗记号笔。

当箱子贴上标签并准备转移时，请联系大学邮件服务安排提货。

联系档案工作人员有什么问题吗?

相关政策及表格:

OU ap&p# 481记录的保留和处理

附录:

附录A:大学档案传送/清查表