| 主题: |
邮件服务 |
| 数量: |
1340 |
| 授权机构: |
财务和行政副总裁 |
| 负责办公室: |
大学服务 |
| 发行日期: |
1970年4月 |
| 最后更新: |
2016年10月 |
理由是:邮件服务部(MSD)提供高效的分发，收集和处理传入和发出的奥克兰大学(大学)商业邮件。万博ManBetX登录此策略建立了通过MSD处理邮件的过程。 |
政策:由MSD发送的邮件仅用于奥克兰大学的业务。万博ManBetX登录商业材料是那些涉及大学运营的某些方面的材料。MSD将拒绝接收或处理任何他们认为属于私人性质或其他个人用途的邮件/包裹(住校学生除外)。大学不负责私人/个人财产或邮件的损失或损坏。
外向大学邮件必须符合所有美国邮政服务(USPS)的邮件处理准则。在准备打印和邮寄作业时，邮件必须得到邮政服务经理或其指定人员的批准，以确保遵守美国邮政的规定。邮件服务经理是代表大学与美国邮政联系的授权代表。
所有外发的作品必须有一个大学寄回地址。大学服务主任可以审查和批准这一要求的例外情况。
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范围和适用性:这项政策适用于所有校园内的邮件处理。 |
定义:
公寓:美国邮政对超过信件任何尺寸的矩形邮件的分类(见美国邮政网站)。不符合规定的邮件将被归类为包裹。
标记:专门分配给邮政服务部门的邮资许可证印记。使用Indicia必须事先获得批准。看到默沙东公司网站．
跨部门的邮件:也被称为“校园邮件”，包括信封、备忘录、表格、出版物和其他从一个校园地址发送到另一个校园地址的商业邮件。
可加工的:如果邮件可以在美国邮政的加工设备上分类，并满足特定的标准，包括大小、形状和重量，那么它就是“可加工的”。不符合可加工标准的产品将会有更高的邮费。
校外的邮件:邮件将由MSD转发到美国邮政与适当的邮资交付大学校园外。
包裹:美国邮政总局对矩形邮件的分类，超过了信件或平面邮件的任何尺寸(见美国邮政总局网站)。
标准的邮件:以前称为“大量邮件”，标准邮件是大量邮件。它提供较低的邮费和送货时间通常较长。标准邮件不能用于发送个人信件、账单或报表，因为这些需要第一类邮资。 |
程序:
如需邮寄系级校外商务邮件，须填妥“邮寄服务申请表”，并附在邮寄邮件上。此表格连同条形码标签，注明了要收取的适用资金，可免费从MSD获得。通过电子邮件(mailroom@www.zhongqiwg.com)或从MSD网站下载这些表格。请注意，未经研究管理办公室批准，不得使用资助基金编号。
为了使MSD有效并符合USPS规定，表格上需要提供以下信息:
- 服务类型(头等、国际、媒体邮件、UPS等)
- 字母和/或平字母的件数
- 基金编号及相关条码标签
如上述任何一项未填妥，本署保留权利将邮件退回发信部门，让其填妥所需资料。如果请求的服务类型超过一种，邮件也应该分批处理。
对于大量或更复杂的服务(例如，申请地址标签)，请使用邮件服务申请表格，该表格可在默沙东公司网站．
每个月至少一次，MSD会将一个部门发生的费用记入大学总账系统中适当的资金编号。
邮件收件及派递
MSD每个工作日从美国邮政接收邮件，然后将邮件分类并发送到大学各部门。寄给已不在本校任教的人士的邮件，将会寄往信封上所列的学系或办公室地址，以作进一步处理。
部门间邮件和对外发送的美国邮件每个工作日都由部门邮件站/邮件室接收。然后，邮件要么被分类交付给校园收件人，要么被分类并转发给美国邮政总局。
如本署已在部门邮件站完成当日的收件工作，而处理工作属紧急性质，需跨部门派递或美国邮政派递的邮件可于办公时间内在警察及支援服务处(PSS)的本署前柜位交付。
美国邮政的邮件大约在每天下午3点离开校园。在此时间之后到达MSD的任何邮件/包裹将在下一个工作日转发给USPS。
跨部门的邮件
大学的内部邮件服务受联邦法律管辖，该法律要求所有无需邮资的邮件都是为了大学业务，并由大学员工交付。没有个人或商业邮件应以部门间邮递方式寄出。
写给跨部门信封时，请填写并清楚说明:
- 收件人姓名(如属个人)及/或
- 系、办公室或学校名称
- 办公室地址或大厦名称
如需更改校园办公地址，请以书面通知学校注册处。如果收件人信息不清楚或不明确，邮件将被送到部门。未注明地址的部门间邮件将会被留作分发之用，并可能退回寄件人。
涉及卫星大学的部门间邮件(以马科姆大学中心为例)将根据需要处理，职责和程序由邮件服务经理确定。
新的多用途跨部门邮件信封，可向印刷事务署购买。部分使用过的信封也可在MSD免费获得。
美国邮政
MSD与USPS一起提供了几种选择。关于最小容量或其他限制的当前信息可在默沙东公司网站，或从邮政服务www.usps.com．
- 第一类邮件。除了以当前USPS邮费处理小批量邮件外，MSD还可以以更低的自动化邮费处理大批量的第一类邮件，前提是满足特定的USPS可加工要求。
- 标准邮件(通常称为批量邮件)通常是发送大量邮件的最经济的方式。如果符合特定的USPS规定，则可以以较低的自动化速率发送此类邮件。如果有疑问，MSD可能会将邮件的概念样本送到USPS，以评估其可接受性。
- 国际邮件，包括海关表格。必须向MSD提供内容描述。
- 特殊的邮件例如保险邮件、挂号邮件和挂号邮件。
- 邮政许可证数字(标记)。所有使用奥克兰大学许可证的申请必须由邮政服务经万博ManBetX登录理或大学服务主任处理和批准。
- 业务回复邮资而手续费是由各部门报销的。
欠资由美国邮政产生和收取的费用由相应的部门支付。
提供电子地址文件
MSD可接受电子文件，以制作邮件标签及/或直接在邮件上印上地址。发送电子文件时，请注意以下事项:
- 可以使用默沙东公司网站或者通过电子邮件。
- 地址可以印在标签上，也可以用喷墨直接印在邮件上。
- 该文件可以是Excel(首选)或文本，逗号分隔格式。
个人服务
由于大学校园内没有美国邮政的收集箱，MSD将出于礼貌，在巡视公务邮件时收集已盖章的个人邮件(仅限信封)。在这样做的过程中，MSD不对这些碎片在同一时间内到达目的地承担责任，就像个人在USPS设施邮寄它们一样。这是MSD将提供的唯一个人服务。如果个人需要购买邮资或运送个人包裹，他们必须到提供全面服务的运营商之一- USPS，联邦快递或UPS的办公室。 |
相关政策及表格: |
附录: |
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