为第三方的访问过程
大学技术服务定期接收请求第三方访问university-assigned个人帐户。这种请求的示例:
- 主管请求访问电子邮件帐户,文件共享、日历、文档、或语音信箱的前雇员和前雇员。(请注意:第三方访问请求通常只批准以外的环境中正常员工退休或转换)。
- 主管请求访问电子邮件帐户,文件共享、日历、文档、或语音信箱的当前员工请假或休假。
大学官员(OUPD、学生事务等)或外部机构请求访问电子邮件或其他文件进行调查或对法律的要求做出反应。的进行调查的权力必须首先回顾了。
- 对死去的人的电子数据的访问的请求。
这些例子并不打算作为一个详尽的清单。常见的因素是请求提供一个单独指定帐户或访问材料存储在该帐户人不是账户所有者。个人指定帐户登录身份和密码,如NetID。UTS认为电子数据、记录和通讯相当于其他物理材料和一般会处理发布类似的控制机制。通信要求的最高标准的隐私,我们寻求维持隐含保密协议。账户有一个特定的使用寿命,这取决于关系大学和访问控制。生活的信息位于一个帐户//www.zhongqiwg.com/uts/accounts。
电子邮件而言,必须指出帐户访问适用于所有账户由NetID访问。没有办法限制访问电子邮件。一旦允许第三方访问,第三方可以访问电子邮件、日历、Moodle图书馆材料,所有其他服务认证的账户。万博manbetx手机登录版没有办法隐藏账户的访问第三方;密码改变,事实上,是透明的访问。
要求以外的第三方访问涉及一个人分配的个人(帐户所有者)使用分配的身份登录到帐户或请求从账户中提取材料提供给第三方。这个第三方访问过程是按照开发的政策# 890大学信息技术资源的使用,承认隐私声明和高标准访问账户没有帐户所有者的授权和沟通。
在所有情况下,这样的访问无法提供未经事先书面授权的法律事务办公室。必须明确授权批准访问所有的服务,不仅仅是电子邮件。在某些情况下,账户可以提供访问系统或应用程序不举办校园;在这些情况下,合同评审可能需要确定一个可接受的发布过程。必须写明是否账户的访问凭证提供给第三方或如果材料从账户中提取,进行法律事务,随后提供给第三方。
大学技术服务的偏好是一名员工,在离开之前,使用auto-responding和语音信箱消息、通知、和运输工具。电子邮件,一个可以找到这些工具的实现和使用信息在邮件的帮助。主管和员工都应该尽一切努力解决这样的访问问题之前离职的员工。
请注意有四个状态水平NetID账户关闭:
- 争夺NetID帐户锁定和密码:密码NetID帐户是炒,不透露个人。谷歌密码是炒和“重置登录饼干“清除记录用户的所有活动会话。个人不再有访问,所以必须设置自动回复和消息转发前NetID帐户锁定。任何校园服务(即身份验证。,谷歌电子邮件、Moodle、横万博manbetx手机登录版幅等)使用NetID停下来,不会继续。个人不能重置密码重新访问自己的帐户;密码重置是禁用的。这个方法可能是密码的有用的很短的时间当一个自动回复或auto-forward需要员工账户。这通常是一个不寻常的员工情况和员工仍活跃在旗帜作为一个员工。NetID账户被锁定,直到被正常删除帐户终止流程。 The Gmail account is manually set to process email to allow for temporary auto-response messages and email forwarding for a limited time, until the employee is officially terminated. Auto-response message is required and must state that the employee is no longer at the university to prevent misleading a person sending the email to the account. Normal termination processes follow and terminate the account at an identified future date within contract terms. The request for this process must be submitted by the supervisor and approved by University Human Resources prior to employee departure.
账户暂停:暂停使用r创建一个锁定帐户。一个锁定的是一样的,但是没有收到新邮件。相反,一个消息,“交付”消息并不是将返回消息发送者。因此,因为没有账户,收到的信息是没有自动回复或auto-forward将生成。这个动作在保存关闭账户状态为特定审查,调查,或安全问题。任何校园服务(即身份验证。、Gmail、Mo万博manbetx手机登录版odle、横幅等)使用NetID停下来,不会继续。
- 帐户终止:这些帐户与员工终止或结束学生身份的变化,和删除账户根据时间表的关系。账户没有可采。任何校园服务(即身份验证。、Gmail、Mo万博manbetx手机登录版odle、横幅等)使用NetID停下来,不会继续。需要所有的电子邮件和谷歌驱动文件必须和所有权改变了之前终止。
- 保存保存:这是一个特定的谷歌的地位。当一个谷歌帐号放在保护状态,数据保存下去,直到被移除。数据保存在谷歌。用户可以继续使用服务正常,但所有数据都保存在库。使用保存的保存要求推进法律事务办公室批准。
大学技术服务将遵守第三方访问请求在下列指南:
的本质要求
如果访问请求结合调查发起通过法律事务办公室或结合一个死去的人,法律事务办公室必须首先明确和批准所有访问和通信。的法律地位已故人的网络账户的内容可能被视为房地产产权,类似于一个宿舍内容或指定的工作区,或者它可能是大学大学信息资产的产权形式。众信将与法律事务工作,决定谁被授权采取网上房地产的监护权。
请求访问的电子数据和/或拥有一个已故的人应该适当的办公室。
- 如果死者生前是一个学生,应该请求院长的学生。
- 如果死者生前是一个雇员,请求应该适当的职业介绍所,大学人力资源或学术人力资源。
教师
系主任首先会做出合理的努力联系教员并通知操作的教员。从学术人力资源员工获得批准必须在办公室的院长和系主任。如果得到批准,这些办公室将发送请求法律事务办公室。经批准的访问请求必须被发送到(电子邮件保护)。
其他大学的员工
员工的主管、部门主管或大学人力资源代表将作出合理的努力联系的员工并通知员工行动。批准必须从大学获得人力资源、员工的主管,其次是法律事务办公室。经批准的访问请求必须被发送到(电子邮件保护)。
学生
必须经院长批准学生,其次是法律事务办公室。院长的学生将与学生交流。必须送到批准的访问请求(电子邮件保护)。
生产操作
请注意,在重叠的关系(即。,一个人是一种员工和学生在同一时间),必须收到所有相关的批准。
如果请求是结合调查办公室授权的法律事务、ut,将采取措施保护所有通信、文件和记录符合要求。材料将被送到办公室的法律事务。UTS将符合定义的保存期法律事务办公室。
UTS将与主管共同实现一个auto-responding消息员工的电子邮件帐户,这样任何人发送员工电子邮件会收到消息的人不再大学或大学员工休假。的消息也将状态信息被转发到指定的电子邮件地址由部门主管或负责人和重要的信息应该直接发送到电子邮件地址。主管的文本将被开发。
众信将与主管考虑适当的电话转换。生产人员将提供所需的文件。
2021年10月